Aktualisieren

Über das Formularmenü können exisitierende Formulare aktualisiert werden.

6.2.0+  Dieses Feature gibt es ab Xima® Formcycle version 6.2.

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Achtung! Beim Aktualisieren eines Formulars werden sämtliche Einstellungen des Formulars, einschließlich der Status- und Aktionsverarbeitung, überschrieben. Anwender sollten sich dessen bewusst sein, insbesondere wenn es sich um Formulare handelt, mit denen bereits Daten erfasst wurden.

Formularexporte können dazu verwendet werden, um bestehende Formulare zu aktualisieren oder gar komplett zu transformieren.

Voraussetzung

Um ein Formular zu aktualisieren ist ein Formularexport nötig, welcher aus Xima® Formcycle ab Version 6.2 exportiert wurde (sowohl Standardformat als auch Kompatibilitätsformat sind möglich).

Ablauf

Nachdem der Menüeintrag  Aktualisieren aus dem Formularmenü gewählt wurde, öffnet sich ein Auswahldialog, mit welchem eine Formularexportdatei ausgewählt werden kann. Wie Formulare exportiert werden können, lesen Sie hier.

Der Aktualisierungsprozess beginnt nachdem eine Datei ausgewählt wurde. Xima® Formcycle versucht möglichst automatisch den Status des alten Formulars einen Status aus dem Formularexport zuzuordnen. Dies ist nicht in jedem Fall möglich. Kann nicht jeder Status einem neuen Status zugeordnet werden, muss der Benutzer diese Status manuell zuordnen.

Wenn keine Statuszuordnung nötig war oder diese abgeschlossen wurde, muss der Nutzer entscheiden, was mit der aktiven Formularversion passieren soll (siehe Formularversion).

Besitzt der Nutzer keine Berechtigung für das Formular aus dem Formularexport, erhält dieser die Möglichkeit die Zugriffsberechtigung zu ändern.

Im Anschluss an die Formularaktualisierung muss der Benutzer nicht aufgelöste Formularabhängigkeiten auflösen.

Statuszuordnung

Wenn FORMCYCLE keinen passenden Status finden konnte, wird der Nutzer aufgefordert, alte Status einem neuen Status aus dem Formularexport zuzuordnen.

Eine manuelle Statuszuordnung durch den Benutzer ist nur dann nötig, wenn es Status gibt, in denen sich Vorgänge befinden und für die, basierend auf dem Namen, kein passender neuer Status gefunden werden konnte.

Jeder Status, für den kein passender neuer Status gefunden werden konnte, wird hier mit der Anzahl der Vorgänge, die sich in diesem Status befinden, aufgelistet. Für jeden dieser Status muss ein neuer Status aus dem Formularexport zugeordnet werden. Vorgänge, die sich in diesem Status befinden, befinden sich nach der Formularaktualisierung in dem zugeordneten Status.

Formularversion

Bevor die Aktualisierung des Formulars startet, muss der Benutzer entscheiden, ob die aktive Formularversion mit der aus dem Formularexport überschrieben werden soll oder ob die Formularversion des Formularexports stattdessen als eine neue Formularversion angelegt werden soll.

Bevor das Formular entgültig aktualisiert wird, muss der Benutzer entscheiden, ob die aktive Formularversion überschrieben werden soll oder ob einen neue Formularversion erstellt werden soll. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Formulare aktualisiert werden, mit den bereits Daten erfasst wurden.

Besitzt ein Formular Vorgänge in der aktiven Formularversion, wird empfohlen eine neue Formularversion zu erstellen. Hier wird dann die aktive Formularversion des Formularexports als neue Formularversion erstellt. Somit können bereits erfasste Daten weiterhin in der ursprünglichen Formularversion betrachten werden.

Wird die aktive Formularversion stattdessen überschrieben, kann dies dazu führen, dass die erfassten Daten zum Teil oder gar vollständig nicht mehr einsehbar sind, da die Namen der Formularelemente komplett unterschiedlich seien können.

Nachdem der Nutzer entschieden hat, ob die aktive Formularversion überschrieben oder eine Neue angelegt werden soll, startet die Formularaktualisierung. Dabei versucht Xima® Formcycle möglichst alle Formularabhängigkeiten automatisch aufzulösen. Gibt es im Anschluss Abhängigkeiten, die nicht automatisch aufgelöst werden konnten, muss der Benutzer diese manuell auflösen (siehe Formularabhängigkeiten).

Zugrifssbeschränkung

Enthält das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung, welche den Benutzer ausschließt, kann dieser die Beschränkung entfernen.

Besitzt das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung auf bereits exisitierende Benutzergruppen und der Benutzer ist weder Mandantadmin noch teil dieser Benutzergruppen, dann hat dieser die Möglichkeit die Zugriffsbeschränkung des zu importierenden Formulars in folgendem Dialog zu ändern:

Existiert eine Beschränkung für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit, dann hat der Benutzer jeweils die folgenden Optionen:

  Einer Benutzergruppe beitreten
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer die nötige Rollenberechtigung besitzt, um Benutzergruppen zu editieren. Indem der Benutzer der gewählten Benutzergruppe beitritt, erhält dieser auch die nötige Formularberechtigung.
Zugriffsbeschränkung entfernen
Es gibt keine Beschränkung mehr für die Sichtbarkeit bzw. Editierbarkeit des Formulars.
Zugriffsbeschränkung beibehalten
Die Beschränkung wird unverändert beibehalten. Dies führt allerdings dazu, dass Formular nach Abschluss der Aktualisierung für den Benutzer nicht mehr editierbar oder gar sichtbar ist.

Formularabhängigkeiten

Eine Formularabhängigkeit konnte nicht automatisch aufgelöst werden. In diesem Fall gibt es eine unaufgelöste Abhängigkeit. Jede Abhängigkeit wird mit ihrem (1) Namen und einer (2) Beschreibung, wo sie im Formular verwendet wird, aufgelistet. Hier existiert das CSS-Template bereits, welches als Theme für das Formular verwendet wird. Allerdings ist es nicht identisch mit dem CSS-Template aus der Exportdatei. Der Nutzer hat nun die Möglichkeit das Template zu (3) überschreiben, (4) das Template als ein Neues anzulegen oder diese (5) Abhängigkeit zu ignorieren.

Formularabhängigkeiten sind vom Formular verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. Diese Abhängikeiten können im Formular selbst, bspw. Datenquellen an Auswahlelementen, in den Formulareinstellungen oder in der Status- und Aktionsverarbeitung, bspw. in Aktionskonfigurationen, vorkommen. Abhängig vom Typ und der Existenz der Formularabhängigkeit können folgende Optionen zur Verfügung stehen um die Abhängigkeit aufzulösen (siehe Abbildung):

  Überschreiben
Exisitiert das Element bereits im System, so kann es überschrieben werden. Diese Option steht nicht für Postfächer oder Benutzergruppen zur Verfügung.
Anlegen
Das Elemente wird im System angelegt. Wenn nötig, wird der Name des Elements angepasst.
  Alternative verwenden
Diese Option exisitiert nur für Benutzergruppen und Postfächer. Anstatt das Element neu anzulegen, kann einen bereits exisitierende Alternative verwendet werden.
Ignorieren (nicht empfohlen)
Die Formularabhängigkeit wird ignoriert. Dies kann zu Fehlern in der Darstellung oder Verarbeitung des Formulars führen.
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