Aktualisieren

Über das Formularmenü können exisitierende Formulare aktualisiert werden.

6.2.0+ Dieses Feature gibt es ab Xima® Formcycle version 6.2.

Achtung! Beim Aktualisieren eines Formulars werden sämtliche Einstellungen des Formulars, einschließlich der Status- und Aktionsverarbeitung, überschrieben. Anwender sollten sich dessen bewusst sein, insbesondere wenn es sich um Formulare handelt, mit denen bereits Daten erfasst wurden.

Formularexporte können dazu verwendet werden, um bestehende Formulare zu aktualisieren oder gar komplett zu transformieren.

Voraussetzung

Um ein Formular zu aktualisieren ist ein Formularexport nötig, welcher aus Xima® Formcycle ab Version 6.2 exportiert wurde (sowohl Standardformat als auch Kompatibilitätsformat sind möglich).

Ablauf

Nachdem der Menüeintrag Aktualisieren aus dem Formularmenü gewählt wurde, öffnet sich ein Auswahldialog, mit welchem eine Formularexportdatei ausgewählt werden kann. Wie Formulare exportiert werden können, lesen Sie hier.

Der Aktualisierungsprozess beginnt nachdem eine Datei ausgewählt wurde. Xima® Formcycle versucht möglichst automatisch den Status des alten Formulars einen Status aus dem Formularexport zuzuordnen. Dies ist nicht in jedem Fall möglich. Kann nicht jeder Status einem neuen Status zugeordnet werden, muss der Benutzer diese Status manuell zuordnen.

Wenn keine Statuszuordnung nötig war oder diese abgeschlossen wurde, muss der Nutzer entscheiden, was mit der aktiven Formularversion passieren soll (siehe Formularversion).

Besitzt der Nutzer keine Berechtigung für das Formular aus dem Formularexport, erhält dieser die Möglichkeit die Zugriffsberechtigung zu ändern.

Im Anschluss an die Formularaktualisierung muss der Benutzer nicht aufgelöste Formularabhängigkeiten auflösen.

Zugrifssbeschränkung

Besitzt das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung auf bereits exisitierende Benutzergruppen und der Benutzer ist weder Mandantadmin noch teil dieser Benutzergruppen, dann hat dieser die Möglichkeit die Zugriffsbeschränkung des zu importierenden Formulars in folgendem Dialog zu ändern:

Existiert eine Beschränkung für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit, dann hat der Benutzer jeweils die folgenden Optionen:

Einer Benutzergruppe beitreten: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer die nötige Rollenberechtigung besitzt, um Benutzergruppen zu editieren. Indem der Benutzer der gewählten Benutzergruppe beitritt, erhält dieser auch die nötige Formularberechtigung.
Zugriffsbeschränkung entfernen: Es gibt keine Beschränkung mehr für die Sichtbarkeit bzw. Editierbarkeit des Formulars.
Zugriffsbeschränkung beibehalten: Die Beschränkung wird unverändert beibehalten. Dies führt allerdings dazu, dass Formular nach Abschluss der Aktualisierung für den Benutzer nicht mehr editierbar oder gar sichtbar ist.

Statuszuordnung

Eine manuelle Statuszuordnung durch den Benutzer ist nur dann nötig, wenn es Status gibt, in denen sich Vorgänge befinden und für die, basierend auf dem Namen, kein passender neuer Status gefunden werden konnte.

Jeder Status, für den kein passender neuer Status gefunden werden konnte, wird hier mit der Anzahl der Vorgänge, die sich in diesem Status befinden, aufgelistet. Für jeden dieser Status muss ein neuer Status aus dem Formularexport zugeordnet werden. Vorgänge, die sich in diesem Status befinden, befinden sich nach der Formularaktualisierung in dem zugeordneten Status.

Formularversion

Bevor die Aktualisierung des Formulars startet, muss der Benutzer entscheiden, ob die aktive Formularversion mit der aus dem Formularexport überschrieben werden soll oder ob die Formularversion des Formularexports stattdessen als eine neue Formularversion angelegt werden soll.

Bevor das Formular entgültig aktualisiert wird, muss der Benutzer entscheiden, ob die aktive Formularversion überschrieben werden soll oder ob einen neue Formularversion erstellt werden soll. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Formulare aktualisiert werden, mit den bereits Daten erfasst wurden.

Besitzt ein Formular Vorgänge in der aktiven Formularversion, wird empfohlen eine neue Formularversion zu erstellen. Hier wird dann die aktive Formularversion des Formularexports als neue Formularversion erstellt. Somit können bereits erfasste Daten weiterhin in der ursprünglichen Formularversion betrachten werden.

Wird die aktive Formularversion stattdessen überschrieben, kann dies dazu führen, dass die erfassten Daten zum Teil oder gar vollständig nicht mehr einsehbar sind, da die Namen der Formularelemente komplett unterschiedlich seien können.

Nachdem der Nutzer entschieden hat, ob die aktive Formularversion überschrieben oder eine Neue angelegt werden soll, startet die Formularaktualisierung. Dabei versucht Xima® Formcycle möglichst alle Formularabhängigkeiten automatisch aufzulösen. Gibt es im Anschluss Abhängigkeiten, die nicht automatisch aufgelöst werden konnten, muss der Benutzer diese manuell auflösen (siehe Formularabhängigkeiten).

Formularabhängigkeiten

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