Erstellen von Formularen

Auswahl bei der Formularerstellung. Es können leere Formulare oder Formulare aus (Plugin-)Vorlagen erstellt werden. Zudem können zuvor exportierte Formulare importiert werden.

Die Schaltfläche Neues Formular erstellen auf der Startseite oder auf der Formularübersichtsseite öffnet die Auswahl zur Formularerstellung (siehe Abbildung). Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung ein Formular zu erstellen:

Leeres Formular erstellen: Es wird ein komplett leeres Formular erstellt und der Xima® Formcycle-Designer geöffnet.

Formular importieren: Öffnet einen Auswahldialog, über welchen ein zuvor exportiertes Formular per Datei importiert werden kann. Siehe Formularimport.

Formularvorlage verwenden: Über das Formularmenü können bereits existierende Formulare als Vorlagen gespeichert werden. Diese Formularvorlagen können verwendet werden, um ein Formulargrundgerüst zu erstellen. Die Einstellungen der Formularvorlage werden dabei übernommen. Dies schließt die Formulardateien, Verarbeitung, Doubel-Opt-In-, Postfach- und Datentabelleneinstellungen ein.

Plugin-Vorlagen verwenden: Formularvorlagen (mit Verarbeitung) können auch als Plugins erstellt werden. Sind Plugin-Vorlagen aktiviert, erscheinen diese hier.

Formularimport

Es gibt zwei verschiedene Import-Mechanismen in Xima® Formcycle. Welcher Import gestartet wird hängt davon ab, mit welcher Xima® Formcycle-Version das Formular exportiert wurde.

Formularexporte aus Xima® Formcycle vor Version 6.2

Nach dem eine Formulardatei ausgewählt wurde, wird das Formular importiert. Während des Import wird versucht mögliche Abhängigkeiten zu Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. in der Verarbeitung oder im Formular direkt anhand derer Namen aufzulösen. Wird kein passendes Element gefunden, kann die Abhängigkeit nicht aufgelöst werden.

6.2.0+ Formularexporte aus Xima® Formcycle ab Version 6.2

Der Import von Formularen ab Xima® Formcycle-Version 6.2.0 ermöglicht es, geänderte oder fehlende Formularabhängikeiten zu aktualisieren bzw. anzulegen. Das bedeutet, dass verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. beim Import angelegt oder aktualisiert werden können. Xima® Formcycle versucht diesen Prozess möglichst automatisch zu gestalten. Somit werden bereits exisitierende, unveränderte Abhängigkeiten automatisch aufgelöst. Konnte Xima® Formcycle eine Abhängigkeit nicht automatisch auflösen, wird der Nutzer aufgefordert die Abhängigkeit manuell aufzulösen. Nach dem Import des Formulars werden alle nicht aufgelösten Formularabhängigkeiten in einem Dialg (siehe Abbildung) aufgelistet.

Wann müssen Nutzer Formularabhängigkeiten manuell auflösen?

Eine Nutzerinteraktion ist erforderlich, wenn eine Formularabhängigkeit noch nicht im Mandanten exisitiert oder die Abhängigkeit bereits existiert, aber nicht identisch mit der Abhängigkteit im Formularexport ist. Eine Nutzerinterkation ist z.B. erforderlich, wenn in der Formularverarbeitung eine Mandant-Datei (z.B. PDF) verwendet wird, welche bereits existiert aber einen anderen Inhalt besitzt.

Zugrifssbeschränkung

Enthält das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung, welche den Benutzer ausschließt, kann dieser die Beschränkung entfernen.

Besitzt das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung auf bereits exisitierende Benutzergruppen und der Benutzer ist weder Mandantadmin noch teil dieser Benutzergruppen, dann hat dieser die Möglichkeit die Zugriffsbeschränkung des zu importierenden Formulars in folgendem Dialog zu ändern:

Existiert eine Beschränkung für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit, dann hat der Benutzer jeweils die folgenden Optionen:

Einer Benutzergruppe beitreten: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer die nötige Rollenberechtigung besitzt, um Benutzergruppen zu editieren. Indem der Benutzer der gewählten Benutzergruppe beitritt, erhält dieser auch die nötige Formularberechtigung.

Zugriffsbeschränkung entfernen: Es gibt keine Beschränkung mehr für die Sichtbarkeit bzw. Editierbarkeit des Formulars.

Zugriffsbeschränkung beibehalten: Die Beschränkung wird unverändert beibehalten. Dies führt allerdings dazu, dass Formular nach Abschluss der Aktualisierung für den Benutzer nicht mehr editierbar oder gar sichtbar ist.

Formularabhängigkeiten

Eine Formularabhängigkeit konnte nicht automatisch aufgelöst werden. In diesem Fall gibt es eine unaufgelöste Abhängigkeit. Jede Abhängigkeit wird mit ihrem (1) Namen und einer (2) Beschreibung, wo sie im Formular verwendet wird, aufgelistet. Hier existiert das CSS-Template bereits, welches als Theme für das Formular verwendet wird. Allerdings ist es nicht identisch mit dem CSS-Template aus der Exportdatei. Der Nutzer hat nun die Möglichkeit das Template zu (3) überschreiben, (4) das Template als ein Neues anzulegen oder diese (5) Abhängigkeit zu ignorieren.

Formularabhängigkeiten sind vom Formular verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. Diese Abhängikeiten können im Formular selbst, bspw. Datenquellen an Auswahlelementen, in den Formulareinstellungen oder in der Status- und Aktionsverarbeitung, bspw. in Aktionskonfigurationen, vorkommen. Abhängig vom Typ und der Existenz der Formularabhängigkeit können folgende Optionen zur Verfügung stehen um die Abhängigkeit aufzulösen (siehe Abbildung):

Überschreiben: Exisitiert das Element bereits im System, so kann es überschrieben werden. Diese Option steht nicht für Postfächer oder Benutzergruppen zur Verfügung.

Anlegen: Das Elemente wird im System angelegt. Wenn nötig, wird der Name des Elements angepasst.

Alternative verwenden: Diese Option exisitiert nur für Benutzergruppen und Postfächer. Anstatt das Element neu anzulegen, kann einen bereits exisitierende Alternative verwendet werden.

Ignorieren (nicht empfohlen): Die Formularabhängigkeit wird ignoriert. Dies kann zu Fehlern in der Darstellung oder Verarbeitung des Formulars führen.