Inbox
Description
Depending on the authorization all submitted form records will be displayed clearly in either the default view or project view. In the inbox it is also possible to change the state of form records, upload files, write comments and export form record data.
Structure
As a whole the inbox consists of three separate parts: the filte menu at the left side, the form record list and the review area. When the inbox is being opened only the filter menu and the form record list are visible. A click on a form record within the form record list opens the review area of that form record.
Filter menu
The filter menu is used for configuring how the form records are being displayed within the form record list. The following filters are provided:
Search
At the top of the filter menu there is an input field for searching forms. The arrow button to the right of the is being used to select the search type (see figure). The following search types are provided:
- Subject
Search for form records with the given subject. - Form
Search for form records with the given form title. - Form record ID
Search for form records with the given ID . - Process ID
Search for form records with the given process ID. - State
Search for form records that are in the given state.
No search filter is being applied if the input field is empty. In project views the input field is not being displayed.
View
The view selection is only available if project views have been configured (for configuring project views see My Forms > Inbox). Which form records are being displayed in the form record list and how they are being displayed depends on the selected view. There are two different types of views:
- Default
The default view can not be configured. Depending on the users authorization all submitted form records are displayed in the form record list. - Project views
Project views have the names of the forms they are matched to. These views only contain form records of the appropriate form. The form records will be displayed in a data table. The number of columns depends on the view configuration (see form record list).
Filter
There are four quick filters available for configuring the form record list.
- Show all
All form records of the current view will be displayed. - Kürzlich bearbeitet
Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden. - Von mir bearbeitet
Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten Benutzer bearbeitet wurden. - Von mir erstellt
Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten Benutzer erstellt wurden.
Postfächer
Jeder Vorgang befindet sich in einem Postfach. Standardmäßig ist dies das Zentrale Postfach. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist in den Postfach-Einstellungen des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten Ansicht. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
Eingangsdatum
Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
- von
Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind. - bis
Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
Sortierung
Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe Ansicht), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die Sortierung der projektspezifischen Ansichten erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
- Eingangsdatum
- Änderungsdatum
- Betreff
- Status
Weitere Filter
Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
- (Un-)Gelesen
Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind. - Mit/Ohne Anhang
Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben. - (Nicht) Zwischengespeichert
Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind. - (Kein) Double-Opt-In
Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status Warten auf Opt-In befinden (siehe Double-Opt-In zu einrichtung).
Vorgangsliste
Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit gesetzten Filtern an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die Standardansicht und die projektspezifische Ansicht. Die Ansicht kann über das Filtermenü gewechselt werden.
Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im Lesebereich geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird er dargestellt. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt fett auf normal geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf ungelesen zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Kopfzeile.
In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe Abbildung). Links befinden sich die Vorgangsaktionen und rechts allgemeine Aktionen.
Vorgangsaktionen
Welche der Vorgangsaktionen erscheinen ist abhängig von den derzeit selktierten Vorgängen.
Selektion aller Vorgänge
Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern. Diese Checkbox ist immer vorhanden.
Exportieren
Exportiert alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern, wenn keine Vorgänge selektiert sind.
Beispiel:
Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.
Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
XML
Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
<processes>
<process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
<form version="1">
<field name="elName">
<plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
<values count="1">
<value index="0"><![CDATA[]]></value>
</values>
<label><![CDATA[]]></label>
</field>
...
</form>
<process ...>
</processes>
</xfc-data>
Über eine XSL-Vorlage (siehe Abbildung) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch XSL Vorlage erstellen.
Excel
Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden mehrere Vorgänge selektiert, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
Alle Werte von dynamischen Formularelementen werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion Excel (mehrzeilig) empfohlen.
Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:
- Elementname im Formular
Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im Xima® Formcycle Designer definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...). - Elementalias im Formular
Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im Xima® Formcycle Designer definiert wurden. - Spaltenname der Datentabelle
Für die Excel-Spaltennamen werden die in der Postfach-Konfiguration definierten Spaltennamen verwendet. Diese Auswahl ist nur in der projektspezifischen Ansicht verfügbar.
Excel (mehrzeilig)
Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte dynamischer Formularelemente in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.
Verschieben
Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe Abbildung) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.
/ (Un-)Gelesen
Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelsen.
Löschen
Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selktierten Vorgänge löschbar sind.
Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Status- bzw. Zugriffskonfiguration muss die Option Vorgänge sind in diesem Status löschbar bzw. Vorgänge löschbar aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.
Allgemeine Aktionen
Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich allgemeine Aktionen, welche immer verfügbar sind:
Neuer Vorgang
Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
Aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht.
/ Position des Lesebereichs
Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
Standardansicht
In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur projektspezifischen Ansicht und abhängig von den gesetzten Filtern, alle Vorgänge angezeigt. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe Abbildung). Ein Klick auf das Postfach setzt einen Postfachfilter auf dieses Postfach.
Projektspezifische Ansicht
Die Projektspezifischen Ansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe Formular > Postfach). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs.
Lesebereich
Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den Kopf- und Inhaltsbereich (siehe Abbildung).
Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in Titelleiste, Navigationsleiste und Aktionsleiste. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden die Vorgangsdaten im Inhaltsbereich aufbereitet dargestellt.
Titelleiste
Die Titelleiste stellt Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:
- Details
Klappt die Kopfzeile auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe Abbildung). - Öffnen in neuem Tab
Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab. - Schließen
Schließt den Lesebereich
Navigationsleiste
Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, welche der Navigation im Vorgang dienen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.
- Formularseite
Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich die Formularseite über das Ausklappen-Icon am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe Abbildung).
Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich: - Daten als Tabelle
Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt. - Verlauf
Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich: - Anhänge
Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht.- (De-)Selektion aller Vorgänge
- Download
- Anhänge löschen
Aktionsleiste
- Statuswechsel
Wechselt den Status des Vorgangs, wobei Änderungen im Formular gespeichert und die Aktionen des gewählten Status ausgeführt werden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann. Der Status kann nur gewechselt werden, wenn:- der ausgewählte Vorgang in seinem aktuellen Status einen Folgestatus besitzt
- in den Formulareinstellungen definiert wurde, dass ein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich ist
- Speichern
Speichert Änderungen im Formular. - Löschen
Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend. - Erweiterte Optionen
Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:- Formulardatenkorrigieren: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
- Aktionen des aktuellen Status erneut ausführen: Führt die Aktionen des aktuellen Status erneut aus. Dabei kann konfiguriert werden, ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
- Statuswechsel: Analog zum normalen Statuswechsel, wobei konfiguriert werden kann, ob die Aktionen des Zielstatus ausgeführt werden sollen und ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
- Eintrag hinzufügen
Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen hinzuzufügen. Protokolleinträge werden im Verluaf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Datein werden an den Vorgang angehangen. - Download von Anhängen
Lädt die ausgewählten Anhänge herunter. - Anhänge löschen
Löscht die ausgewählten Anhänge.