Inbox
Description
Depending on the authorization all submitted form records will be displayed clearly in either the default view or project view. In the inbox it is also possible to change the state of form records, upload files, write comments and export form record data.
Structure
As a whole the inbox consists of three separate parts: the filte menu at the left side, the form record list and the review area. When the inbox is being opened only the filter menu and the form record list are visible. A click on a form record within the form record list opens the review area of that form record.
Filter menu
The filter menu is used for configuring how the form records are being displayed within the form record list. The following filters are provided:
Search
At the top of the filter menu there is an input field for searching forms. The arrow button to the right of the is being used to select the search type (see figure). The following search types are provided:
- Subject
Search for form records with the given subject. - Form
Search for form records with the given form title. - Form record ID
Search for form records with the given ID . - Process ID
Search for form records with the given process ID. - State
Search for form records that are in the given state.
No search filter is being applied if the input field is empty. In project views the input field is not being displayed.
View
The view selection is only available if project views have been configured (for configuring project views see My Forms > Inbox). Which form records are being displayed in the form record list and how they are being displayed depends on the selected view. There are two different types of views:
- Default
The default view can not be configured. Depending on the users authorization all submitted form records are displayed in the form record list. - Project views
Project views have the names of the forms they are matched to. These views only contain form records of the appropriate form. The form records will be displayed in a data table. The number of columns depends on the view configuration (see form record list).
Filter
There are four quick filters available for configuring the form record list.
- Show all
All form records of the current view will be displayed. - Recently edited
All form records that have been edited in the past 14 days will be displayed. - Edited by me
All form records that have been edited by the current user will be displayed. - Created by me
All form records that have been created by the current user will be displayed.
Inboxes
Every form record is stored in an inbox. By default this is the Default inbox. What inbox a form record should be stored in can be configured in the inbox settings of the form. By selecting inboxes only the form records within the selected inboxes will be displayed. Next to each inbox a number is diplayed showing the count of unread form records within that inbox. Is no number present than there are no unread form records. Is no inbox selected or the inbox filter is not available (because all form records are stored in the same inbox) than the form records of all inboxes will be displayed.
The inbox filter depends on the selected view. The inbox filter is available if the form records of the form record list are stored in more than one inbox. If this is not the case than the inbox filter is not available.
Submit date
The form record list can be filtered by the submit date of the form records. For this there are two input fields available:
- from
All form records submitted from the given date will be displayed. - until
All form records submitted until the given date will be displayed.
No submit date filter will be applied if these fileds are empty.
Sorting
The default view of the form record list can be sorted by different criteria. If a project view is selected this field is not available. Sorting of project views is done by clicking on the column headers. The following criteria (in ascending and descending direction) are available for sorting:
- Submit date
- Last change date
- Subject
- State
More filters
More filters are provided for further refinement of the search:
- (Un-)Read
Only (un-)read form records will be displayed. - Mit/Ohne Anhang
Only form records with/without attachments will be displayed. - (Not) Saved
Only form records that are (not) saved will be displayed. - (No) Double-Opt-In
Only form records that are in the state Waiting for Opt-In will be displayed (see Double-Opt-In for configuration).
Form record list
Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit gesetzten Filtern an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die Standardansicht und die projektspezifische Ansicht. Die Ansicht kann über das Filtermenü gewechselt werden.
Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im Lesebereich geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird er dargestellt. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt fett auf normal geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf ungelesen zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Kopfzeile.
In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe Abbildung). Links befinden sich die Vorgangsaktionen und rechts allgemeine Aktionen.
Vorgangsaktionen
Welche der Vorgangsaktionen erscheinen ist abhängig von den derzeit selktierten Vorgängen.
Selektion aller Vorgänge
Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern. Diese Checkbox ist immer vorhanden.
Exportieren
Exportiert alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern, wenn keine Vorgänge selektiert sind.
Beispiel:
Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.
Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
XML
Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
<processes>
<process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
<form version="1">
<field name="elName">
<plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
<values count="1">
<value index="0"><![CDATA[]]></value>
</values>
<label><![CDATA[]]></label>
</field>
...
</form>
<process ...>
</processes>
</xfc-data>
Über eine XSL-Vorlage (siehe Abbildung) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch XSL Vorlage erstellen.
Excel
Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden mehrere Vorgänge selektiert, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
Alle Werte von dynamischen Formularelementen werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion Excel (mehrzeilig) empfohlen.
Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:
- Elementname im Formular
Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im Xima® Formcycle Designer definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...). - Elementalias im Formular
Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im Xima® Formcycle Designer definiert wurden. - Spaltenname der Datentabelle
Für die Excel-Spaltennamen werden die in der Postfach-Konfiguration definierten Spaltennamen verwendet. Diese Auswahl ist nur in der projektspezifischen Ansicht verfügbar.
Excel (mehrzeilig)
Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte dynamischer Formularelemente in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.
Verschieben
Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe Abbildung) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.
/ (Un-)Gelesen
Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelsen.
Löschen
Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selktierten Vorgänge löschbar sind.
Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Status- bzw. Zugriffskonfiguration muss die Option Vorgänge sind in diesem Status löschbar bzw. Vorgänge löschbar aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.
Allgemeine Aktionen
Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich allgemeine Aktionen, welche immer verfügbar sind:
Neuer Vorgang
Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
Aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht.
/ Position des Lesebereichs
Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
Standardansicht
In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur projektspezifischen Ansicht und abhängig von den gesetzten Filtern, alle Vorgänge angezeigt. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe Abbildung). Ein Klick auf das Postfach setzt einen Postfachfilter auf dieses Postfach.
Projektspezifische Ansicht
Die Projektspezifischen Ansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe Formular > Postfach). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs.
Lesebereich
Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den Kopf- und Inhaltsbereich (siehe Abbildung).
Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in Titelleiste, Navigationsleiste und Aktionsleiste. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden die Vorgangsdaten im Inhaltsbereich aufbereitet dargestellt.
Titelleiste
Die Titelleiste stellt Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:
- Details
Klappt die Kopfzeile auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe Abbildung). - Öffnen in neuem Tab
Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab. - Schließen
Schließt den Lesebereich
Navigationsleiste
Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, welche der Navigation im Vorgang dienen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.
- Formularseite
Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich die Formularseite über das Ausklappen-Icon am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe Abbildung).
Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich: - Daten als Tabelle
Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt. - Verlauf
Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich: - Anhänge
Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht.- (De-)Selektion aller Vorgänge
- Download
- Anhänge löschen
Aktionsleiste
- Statuswechsel
Wechselt den Status des Vorgangs, wobei Änderungen im Formular gespeichert und die Aktionen des gewählten Status ausgeführt werden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann. Der Status kann nur gewechselt werden, wenn:- der ausgewählte Vorgang in seinem aktuellen Status einen Folgestatus besitzt
- in den Formulareinstellungen definiert wurde, dass ein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich ist
- Speichern
Speichert Änderungen im Formular. - Löschen
Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend. - Erweiterte Optionen
Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:- Formulardatenkorrigieren: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
- Aktionen des aktuellen Status erneut ausführen: Führt die Aktionen des aktuellen Status erneut aus. Dabei kann konfiguriert werden, ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
- Statuswechsel: Analog zum normalen Statuswechsel, wobei konfiguriert werden kann, ob die Aktionen des Zielstatus ausgeführt werden sollen und ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
- Eintrag hinzufügen
Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen hinzuzufügen. Protokolleinträge werden im Verluaf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Datein werden an den Vorgang angehangen. - Download von Anhängen
Lädt die ausgewählten Anhänge herunter. - Anhänge löschen
Löscht die ausgewählten Anhänge.