Über Status werden in erster Linie Aktionen ausgeführt, die beim Eingang eines Vorgangs und bei einem Statuswechsel ausgeführt werden. Neben dieser Funktionalität können Vorgänge im Postfach z.B. nach ihrem momentanen Status gefiltert werden.

Beispielsweise könnten bei einem Umfrage-Formular die Status Eingegangen, in Auswertung, fehlerhafte Angaben und Auswertung fertig existieren.

Systemstatus Eingegangen

Werden Daten von einem Benutzer an den Server mit Xima® Formcycle gesendet, wird immer der Status Eingegangen durchlaufen. Das Löschen dieses Status ist nicht möglich, dieser Status wird automatisch beim Erstellen des Formulars angelegt.

Statuseinstellungen

Über das Formularmenü kann der Aktions- und Statusverarbeitung geöffnet werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche "Neu" über der Statusliste in der Aktions- und Statusverarbeitung wird ein neuer Status hinzugefügt (siehe Abbildung).

Grundeinstellungen

• Name
  Vergeben Sie einen beliebigen Namen für dieses Status. Der Name wird in der Inbox in der Liste der möglichen Status angezeigt. Beispiel: Vorgang archivieren

• Bezeichner
  Geben Sie einen Bezeichner ein. Der Bezeichner wird im Posteingang als aktueller Status des Vorgangs angezeigt. Beispiel: Vorgang archiviert

• Im Fehlerfall
  Wählen Sie über die Option Im Fehlerfall, ob ein Statuswechsel bei fehlerhaft ausgeführten Aktionen durchgeführt werden soll oder nicht.
  • Status trotzdem wechseln
    Ist diese Option aktiviert, wird der Vorgang – unabhängig ob Fehler bei der Verarbeitung aufgetreten sind oder nicht – gewechselt.
  • Status nicht wechseln
    Bei Auswahl dieser Option wird der Status im Fehlerfall nicht gewechselt. Ist diese Option für den Systemstatus Eingegangen gewählt, bewirkt dies bei fehlerhafter Aktionsverarbeitung, dass Formulardaten nicht im Posteingang gespeichert werden. (Standardeinstellung)
• Beschreibung
  optional

Zugriff

• Status darf von Gruppe gesetzt werden
  Nur Benutzer in den ausgewählten Gruppen können im Posteingang den jeweiligen Status ändern. Diese Option steht beim Systemstatus nicht zur Verfügung.
• Status ist nach Status verfügbar
  Status können linear oder nichtlinear aufgebaut werden. Welcher Status nach welchem verfügbar ist, können Sie selbst entscheiden. Geben Sie an, in welchem Status sich der Vorgang befinden muss, damit dieser Status wählbar ist. Diese Option steht beim Systemstatus nicht zur Verfügung.

• Vorgänge in diesem Status löschbar
   Ist diese Option aktiviert, können Vorgänge in diesem Status im Posteingang gelöscht werden.
• Unregistrierte Wiederanzeige gestatten
  6.6.0+ Seit Version 6.6.0 heißt diese Option In diesem Status kann das Formular ohne Benutzeranmeldung über den Form-Process-Link geöffnet werden.
   Ist diese Option aktiviert, können Vorgänge in diesem Status für anonyme Nutzer angezeigt werden.
   (Voraussetzung für die Anzeige ist die Kenntnis des URL zum Formular unter Angabe der entsprechenden Prozess-ID)
   Ist die Option deaktiviert, so werden Vorgänge in diesem Status nur für authentifizierte Xima® Formcycle-Nutzer angezeigt.
• Wiedervorlagestatus
  Markiert diesen Status als den Wiedervorlagestatus. Ein Vorgang kommt in den Wiedervorlagestatus, wenn ein bereits eingegangenes Formular erneut abgesendet wird, z.B. über den Posteingang. In der Regel soll beim erneuten Absenden des Formulars nicht die gesamte Aktions- und Statusverarbeitung beginnend mit dem Status Eingegangen noch einmal durchlaufen werden. Standarmäßig ist der Status Eingegangen der Wiedervorlagestatus.

Zeigesteuerter Statuswechsel

• Vorgänge nach einem bestimmten Zeitraum in einen anderen Status verschieben
   Mit dieser Option können Eskalationsregeln erstellt oder zeitgesteuerte Aktionen durchgeführt werden. Siehe auch Eskalationsmöglichkeiten.