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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.awa
1 +XWiki.gru
Tags
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Einladungsmanagement
Inhalt
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1 -{{info}}
2 -Diese Funktion ist ab Version 6.2.0 verfügbar.
3 -{{/info}}
1 +{{version major="6" minor="2" patch="0"/}} Dieses kostenpflichtige Zusatzmodul //Einladungsmanagement// ist es ab {{formcycle/}} Version 6.2.0 verfügbar.
4 4  
5 -Mit dieser Funktion werden anhand einer Datenquelle automatisch Vorgänge angelegt und zum Beispiel Personen per E-Mail zum Ausfüllen des Formulars eingeladen werden. Die Daten für die Einladung, insbesondere die zu verwendeten E-Mail-Adressen, können unter Quellen als .csv Datei hochgeladen werden.
3 +{{content/}}
6 6  
7 -Im Einladen-Dialog kann die zu verwendende Datenquelle ausgewählt werden. Die Anzahl an Einladungen, die auf einmal versendet werden kann hängt von der Lizenz ab.
5 +{{figure image="form_invite_dialog_de.png" clear="h1"}}
6 +Der Eintrag //Veröffentlichen// im Formularmenü führt zum Dialog, in dem die Funktionalität zum Einladen ausgewählt werden kann.
7 +{{/figure}}
8 8  
9 +Mit dieser Funktion werden anhand einer [[Datenquelle>>doc:Formcycle.UserInterface.Data.Sources]] automatisch Vorgänge angelegt. Weiterhin können beispielsweise auch Personen per E-Mail zum Ausfüllen des Formulars eingeladen werden. Die Daten für die Einladung, insbesondere die zu verwendeten E-Mail-Adressen, können unter Quellen als CSV- oder Excel-Datei hochgeladen werden.
9 9  
11 +Im Einladungsdialog kann die zu verwendende Datenquelle ausgewählt werden. Die Anzahl an Einladungen, die auf einmal versendet werden können, hängt von der Lizenz ab.
12 +
10 10  == Ablauf ==
11 11  
12 -Mit dem Abschicken der Einladungen wird pro Zeile der Datenquelle ein Formular angelegt. Dieses wird bei Bedarf mit den Daten der Datenquelle vorausgefüllt (siehe Konfiguration). Der Vorgang kann optional gleich in einem existierenden Status gesetzt werden (siehe Konfiguration). Jede E-Mail-Adresse erhält einen Einladungslink zu dem bereits angelegtem Formular, wenn der E-Mail Versand aktiviert ist (siehe Konfiguration). Darauf aufbauend kann der Empfänger den Vorgang weiter bearbeiten und abgeschicken.
15 +Mit dem Abschicken der Einladungen wird für jede Zeile der Datenquelle ein Vorgang angelegt. Dieses kann bei Bedarf mit den Daten der Datenquelle vorausgefüllt werden. Weiterhin ist es möglich, dem Vorgang auch einem bestimmten [[Status>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] zuzuweisen. Schließlich wird, falls aktiviert, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse aus der Datenquelle geschickt. Diese E-Mail enthält einen Einladungslink zu dem neu angelegten Vorgang. Mit diesem Link kann der Empfänger das vorausgefüllte Formular öffnen, weiter bearbeiten und abschicken. Der Link enthält eine generierte UUID, sodass auf den Vorgang und die Daten nicht ohne dem Link zugegriffen werden kann.
13 13  
14 -
15 15  == Konfiguration ==
16 16  
17 -Vorraussetzung für die Einladung ist eine verfügbare Datenquelle, die unter Quellen hochgeladen wurde. Es ist empfohlen, eine Datenquelle mit Header zu verwenden. Die Einladung kann dann durch mehrere Einstellungen konfiguriert werden. Der Dialog ist in vier Teile unterteilt:
19 +Um diese Funktionalität zu nutzen, muss zuerst eine [[CSV-Datenquelle>>doc:Formcycle.UserInterface.Data.Sources]] angelegt werden. Es bietet sich an, eine Datenquelle mit Header zu verwenden. Die Einladung kann dann durch mehrere Einstellungen konfiguriert werden. Der Dialog ist in vier Abschnitte unterteilt:
18 18  
21 +=== Datenquelle für Personendaten ===
19 19  
20 -=== Datenquelle ===
23 +{{figure image="form_invite_source_de.png"}}
24 +Anhand der ausgewählten Datenquelle werden neue Vorgänge erstellt, mit Daten vorbefüllt und E-Mails versandt.
25 +{{/figure}}
21 21  
22 22  ; Datenquelle (.csv)
23 -: Hier sind alle Datenquellen des Mandanten aufgelistet. Die zu verwendente Datenquelle kann hier ausgewählt werden.
24 -; Von (Reihe)
25 -: Von dieser Reihe in der Datenquelle wird der Einladungsprozess gestartet.
28 +: Hier wird die zu nutzende Datenquelle ausgewählt.
29 +: {{info}}Bitte beachten Sie, dass bei einem Wechsel der Datenquelle manche Einstellungen, wie zum Beispiel das //E-Mail an//-Feld, auf einen Standardwert zurückgesetzt werden.{{/info}}
30 +; Ab Zeile
31 +: Falls nicht alle Zeilen der Datenquelle genutzt werden sollen, kann hier die Zeile ausgewählt werden, mit der begonnen werden soll.
26 26  ; Anzahl an Einträgen
27 -: Das definiert die Anzahl an Einträgen, die im Einladungsprozess verwendet werden sollen und somit auch die Anzahl an Vorgängen, die erstellt wird. Die Maximalanzahl hängt von der Lizenz ab.
33 +: Falls nicht alle Zeilen der Datenquelle genutzt werden sollen, kann hier die Anzahl an Zeilen ausgewählt werden. Dies entspricht auch der Anzahl an Vorgängen, die automatisch angelegt werden. Die Maximalanzahl hängt von der [[Lizenz>>doc:Formcycle.SystemSettings.UserInterface.License]] ab.
28 28  
29 -=== E-Mail Konfigurationen ===
35 +=== E-Mail-Konfiguration ===
30 30  
31 -; Aktivierung
32 -: Aktiviert den E-Mail Versand an die entsprechende Adresse in der Spalte im Einladungsprozess.
33 -; Spalte der E-Mail Adressen
34 -: Alle Header jeder Spalte der Datenquelle wird hier angezeigt, damit jene Zeile ausgewählt werden kann, die die E-Mail-Adressen enthält. An den Inhalt dieser Spalte werden die Einladungs-Mails geschickt.
37 +{{figure image="form_invite_mail_de.png"}}
38 +Für jeden erstellten Vorgang kann eine E-Mail versendet werden. Hier sollte ein Link per Platzhalter //[%$FORM_INVITE_LINK%]// eingefügt werden, damit der Empfänger den Vorgang öffnen kann.
39 +{{/figure}}
40 +
41 +; Einladungs-E-Mail an jede Person aus der obigen Datenquelle versenden
42 +: Wenn aktiviert, wird eine E-Mail an die Adresse in der ausgewählten Spalte der Datenquelle gesendet, siehe unten.
43 +; E-Mail an (Spalte in Datenquelle)
44 +: Hier kann die Spalte in der Datenquelle ausgewählt werden, welche die E-Mail-Adressen enthält.
35 35  ; E-Mail von
36 -: Gibt die Absenderadresse der Einladungs-Mail an.
46 +: Gibt die Absenderadresse der Einladungs-E-Mail an.
37 37  ; Absendername
38 -: Gibt den Namen des Absenders der Einladungs-Mail an.
48 +: Gibt den Namen des Absenders der Einladungs-E-Mail an.
39 39  ; Betreff
40 -: Gibt den Betreff der Einladungs-Mail an.
50 +: Gibt den Betreff der Einladungs-E-Mail an.
41 41  ; Nachricht
42 -: Die Nachricht, die mit der Einladungs-Mail versendet werden soll. Diese sollte den Bestätigungslink enthalten. Der Bestätigungslink ist über den [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]// verfügbar.
52 +: Die Nachricht, die mit der Einladungs-E-Mail versendet werden soll. Diese sollte den Bestätigungslink enthalten. Der Bestätigungslink kann über den [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]// eingefügt werden.
43 43  
44 44  === Formular vorausfüllen ===
45 45  
46 -; Aktivierung
47 -: Aktiviert das Vorausfüllen eines Formulars im Einladungsprozess.
48 -; Datenmapping Tabelle
49 -: Die Tabelle hat die Einstellungen für das Mapping von den Formularfeldern und den auszufüllenden Inhalt. Hierfür sind in der linken Spalte alle Formularfelder aufgeführt, welche oben durchsucht werden kann. In der zweiten Spalte kann der Inhalt angegeben werden, welcher in das entsprechende Formularfeld vorausgefüllt werden kann. Hier können auch Platzhalter verwendet werden. Es existieren zusätzliche Platzhalter, die abhängig von der ausgewählten Datenquelle sind, welche den Inhalt der entsprechenden Spalte der Datenquelle einfügt. Diese sind über //[%$data.SPALTENNAME%]// für Datenquellen mit Header oder //[%$data.col1%]// für die erste Spalte in Datenquellen ohne Header erreichbar. In der dritten Spalte ist der Button zum editieren eines Mappings. Bereits bestehende Mappings können mit dem Knopf in der rechten Spalte gelöscht werden. Wenn kein Wert in der zweiten Spalte angegeben ist, wird dieses Formularfeld nicht vorausgefüllt.
56 +{{figure image="Einladen_Vorausfüllen.PNG"}}
57 +Es ist möglich, das Formular mit Daten aus der Datenquelle vorzubefüllen. Etwa kann die E-Mail-Adresse des Empfängers schon in ein Formularfeld geschrieben werden.
58 +{{/figure}}
50 50  
60 +; Formularfelder mit z.B. Daten aus der Datenquelle vorausfüllen
61 +: Wenn aktiviert, kann das Formular mit den Daten aus der [[Datenquelle>>doc:Formcycle.UserInterface.Data.Sources]] vorbefüllt werden
62 +; Zuordnungstabelle
63 +: In dieser Tabelle wird festgelegt, welches Formularfeld mit welchem Wert befüllt werden soll. In der linken Spalte wird das Formularfeld ausgewählt und in der rechten Spalte kann der Wert eingetragen werden. Um einen Wert aus der Datenquelle einzufügen, kann ein [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables]] verwendet werden:
64 +
65 +* //[%$data.SPALTENNAME%]// (per Spaltenname, für Datenquellen mit Kopfzeile), oder
66 +* //[%$data.col1%]// (per Spaltennummer, für Datenquellen ohne Kopfzeile)
67 +Falls ein Formularfeld nicht befüllt werden soll, kann der entsprechend Eintrag über das {{icon name="trash"/}} Mülleimer-Symbol gelöscht werden.
68 +
51 51  === Zielstatus ===
52 52  
53 -; Aktivierung
54 -: Aktiviert das Setzen eines Zielstatus für die gebildeten Vorgänge.
55 -; Zielstatus setzen
56 -: Hier sind alle definierten Status des Mandanten aufgelistet und, falls aktiviert, muss ein Status ausgewählt werden.
71 +{{figure image="form_invite_state_de.png"}}
72 +Wird kein Zielstatus für die erstellten Vorgänge ausgewählt, werden diese nur als //gespeichert// im Posteingang angezeigt.
73 +{{/figure}}
74 +
75 +; Erstellte Vorgänge erfolgreicher Einladungen in einen Status verschieben
76 +: Wenn aktiviert, kann ein [[Status>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] ausgewählt werden. Jeder erfolgreicher erstellter Vorgang wird in diesen Status geschoben.
77 +; Erstellte Vorgänge erfolgloser Einladungen in einen Status verschieben
78 +: Wenn aktiviert, kann ein Status ausgewählt werden. Falls es beim Erstellen eines Vorgangs einen Fehler gab, wird der Vorgang in diesen Status geschoben.
Einladen_Vorausfüllen.PNG
Author
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1 +XWiki.tkr
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