Mit dieser Funktion werden anhand einer Datenquelle automatisch Vorgänge angelegt und zum Beispiel Personen per E-Mail zum Ausfüllen des Formulars eingeladen werden. Die Daten für die Einladung, insbesondere die zu verwendeten E-Mail-Adressen, können unter Quellen als .csv Datei hochgeladen werden. 

Im Einladen-Dialog kann die zu verwendende Datenquelle ausgewählt werden. Die Anzahl an Einladungen, die auf einmal versendet werden kann hängt von der Lizenz ab. 

Ablauf

Mit dem Abschicken der Einladungen wird pro Zeile der Datenquelle ein Formular angelegt. Dieses wird bei Bedarf mit den Daten der Datenquelle vorausgefüllt (siehe Konfiguration). Der Vorgang kann optional gleich in einem existierenden Status gesetzt werden (siehe Konfiguration). Jede E-Mail-Adresse erhält einen Einladungslink zu dem bereits angelegtem Formular, wenn der E-Mail Versand aktiviert ist (siehe Konfiguration). Darauf aufbauend kann der Empfänger den Vorgang weiter bearbeiten und abgeschicken. 

Konfiguration

Vorraussetzung für die Einladung ist eine verfügbare Datenquelle, die unter Quellen hochgeladen wurde. Es ist empfohlen, eine Datenquelle mit Header zu verwenden. Die Einladung kann dann durch mehrere Einstellungen konfiguriert werden. Der Dialog ist in vier Teile unterteilt: 

Datenquelle

Datenquelle (.csv)

Hier sind alle Datenquellen des Mandanten aufgelistet. Die zu verwendente Datenquelle kann hier ausgewählt werden.

Von (Reihe) 

Von dieser Reihe in der Datenquelle wird der Einladungsprozess gestartet.

Anzahl an Einträgen

Das definiert die Anzahl an Einträgen, die im Einladungsprozess verwendet werden sollen und somit auch die Anzahl an Vorgängen, die erstellt wird. Die Maximalanzahl hängt von der Lizenz ab. 

E-Mail Konfigurationen

Aktivierung

Aktiviert den E-Mail Versand an die entsprechende Adresse in der Spalte im Einladungsprozess. 

Spalte der E-Mail Adressen

Alle Header jeder Spalte der Datenquelle wird hier angezeigt, damit jene Zeile ausgewählt werden kann, die die E-Mail-Adressen enthält. An den Inhalt dieser Spalte werden die Einladungs-Mails geschickt.

E-Mail von

Gibt die Absenderadresse der Einladungs-Mail an.

Absendername

Gibt den Namen des Absenders der Einladungs-Mail an.

Betreff

Gibt den Betreff der Einladungs-Mail an.

Nachricht

Die Nachricht, die mit der Einladungs-Mail versendet werden soll. Diese sollte den Bestätigungslink enthalten. Der Bestätigungslink ist über den Platzhalter [%$FORM_INVITE_LINK%] verfügbar. 

Formular vorausfüllen

Aktivierung 

Aktiviert das Vorausfüllen eines Formulars im Einladungsprozess.

Datenmapping Tabelle

Die Tabelle hat die Einstellungen für das Mapping von den Formularfeldern und den auszufüllenden Inhalt. Hierfür sind in der linken Spalte alle Formularfelder aufgeführt, welche oben durchsucht werden kann. In der zweiten Spalte kann der Inhalt angegeben werden, welcher in das entsprechende Formularfeld vorausgefüllt werden kann. Hier können auch Platzhalter verwendet werden. Es existieren zusätzliche Platzhalter, die abhängig von der ausgewählten Datenquelle sind, welche den Inhalt der entsprechenden Spalte der Datenquelle einfügt. Diese sind über [%$data.SPALTENNAME%] für Datenquellen mit Header oder [%$data.col1%] für die erste Spalte in Datenquellen ohne Header erreichbar. In der dritten Spalte ist der Button zum editieren eines Mappings. Bereits bestehende Mappings können mit dem Knopf in der rechten Spalte gelöscht werden. Wenn kein Wert in der zweiten Spalte angegeben ist, wird dieses Formularfeld nicht vorausgefüllt. 

Zielstatus

Aktivierung 

Aktiviert das Setzen eines Zielstatus für die gebildeten Vorgänge.

Zielstatus setzen

Hier sind alle definierten Status des Mandanten aufgelistet und, falls aktiviert, muss ein Status ausgewählt werden.