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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. awa1 +XWiki.gru - Tags
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Einladungsmanagement - Inhalt
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... ... @@ -1,109 +1,78 @@ 1 -{{info}} 2 -Diese Funktion ist ab Version 6.2.0 verfügbar. 3 -{{/info}} 1 +{{version major="6" minor="2" patch="0"/}} Dieses kostenpflichtige Zusatzmodul //Einladungsmanagement// ist es ab {{formcycle/}} Version 6.2.0 verfügbar. 4 4 5 - Mit dieser Funktion werden anhand einer Datenquelle automatisch Vorgänge angelegtund zum Beispiel Personen per E-Mail zum Ausfüllen des Formulars eingeladen werden. Die Daten für die Einladung, insbesondere die zu verwendeten E-Mail-Adressen, können unter Quellen als .csv Datei hochgeladen werden.3 +{{content/}} 6 6 7 -Im Einladen-Dialog kann die zu verwendende Datenquelle ausgewählt werden. Die Anzahl an Einladungen, die auf einmal versendet werden kann hängt von der Lizenz ab. 5 +{{figure image="form_invite_dialog_de.png" clear="h1"}} 6 +Der Eintrag //Veröffentlichen// im Formularmenü führt zum Dialog, in dem die Funktionalität zum Einladen ausgewählt werden kann. 7 +{{/figure}} 8 8 9 +Mit dieser Funktion werden anhand einer [[Datenquelle>>doc:Formcycle.UserInterface.Data.Sources]] automatisch Vorgänge angelegt. Weiterhin können beispielsweise auch Personen per E-Mail zum Ausfüllen des Formulars eingeladen werden. Die Daten für die Einladung, insbesondere die zu verwendeten E-Mail-Adressen, können unter Quellen als CSV- oder Excel-Datei hochgeladen werden. 9 9 11 +Im Einladungsdialog kann die zu verwendende Datenquelle ausgewählt werden. Die Anzahl an Einladungen, die auf einmal versendet werden können, hängt von der Lizenz ab. 12 + 10 10 == Ablauf == 11 11 12 -Mit dem Abschicken der Einladungen wird proZeile der Datenquelle einFormularangelegt. Dieseswirdbei Bedarf mit den Daten der Datenquelle vorausgefüllt(sieheKonfiguration).DerVorgangkann optional gleichineinem existierendenStatusgesetzt werden(sieheKonfiguration).Jede E-Mail-Adresse erhält einen Einladungslink zu dembereitsangelegtem Formular, wennder E-MailVersandaktiviert ist (sieheKonfiguration).Darauf aufbauendkann der Empfänger denVorgangweiter bearbeiten und abgeschicken.15 +Mit dem Abschicken der Einladungen wird für jede Zeile der Datenquelle ein Vorgang angelegt. Dieses kann bei Bedarf mit den Daten der Datenquelle vorausgefüllt werden. Weiterhin ist es möglich, dem Vorgang auch einem bestimmten [[Status>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] zuzuweisen. Schließlich wird, falls aktiviert, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse aus der Datenquelle geschickt. Diese E-Mail enthält einen Einladungslink zu dem neu angelegten Vorgang. Mit diesem Link kann der Empfänger das vorausgefüllte Formular öffnen, weiter bearbeiten und abschicken. Der Link enthält eine generierte UUID, sodass auf den Vorgang und die Daten nicht ohne dem Link zugegriffen werden kann. 13 13 14 - 15 15 == Konfiguration == 16 16 17 - VorraussetzungfürdieEinladungist eineverfügbareDatenquelle,dieunterQuellen hochgeladenwurde.stmpfohlen, eine Datenquelle mit Header zu verwenden. Die Einladung kann dann durch mehrere Einstellungen konfiguriert werden. Der Dialog ist in vierTeile unterteilt:19 +Um diese Funktionalität zu nutzen, muss zuerst eine [[CSV-Datenquelle>>doc:Formcycle.UserInterface.Data.Sources]] angelegt werden. Es bietet sich an, eine Datenquelle mit Header zu verwenden. Die Einladung kann dann durch mehrere Einstellungen konfiguriert werden. Der Dialog ist in vier Abschnitte unterteilt: 18 18 21 +=== Datenquelle für Personendaten === 19 19 20 -=== Datenquelle === 23 +{{figure image="form_invite_source_de.png"}} 24 +Anhand der ausgewählten Datenquelle werden neue Vorgänge erstellt, mit Daten vorbefüllt und E-Mails versandt. 25 +{{/figure}} 21 21 22 22 ; Datenquelle (.csv) 23 -: Hier sind alle Datenquellen des Mandanten aufgelistet. Die zu verwendente Datenquelle kann hier ausgewählt werden. 24 -; Von (Reihe) 25 -: Von dieser Reihe in der Datenquelle wird der Einladungsprozess gestartet. 28 +: Hier wird die zu nutzende Datenquelle ausgewählt. 29 +: {{info}}Bitte beachten Sie, dass bei einem Wechsel der Datenquelle manche Einstellungen, wie zum Beispiel das //E-Mail an//-Feld, auf einen Standardwert zurückgesetzt werden.{{/info}} 30 +; Ab Zeile 31 +: Falls nicht alle Zeilen der Datenquelle genutzt werden sollen, kann hier die Zeile ausgewählt werden, mit der begonnen werden soll. 26 26 ; Anzahl an Einträgen 27 -: DasdefiniertdieAnzahl anEinträgen,die imEinladungsprozessverwendet werden sollenundsomit auch die Anzahl an Vorgängen, dieerstellt wird. Die Maximalanzahl hängt von der Lizenz ab.33 +: Falls nicht alle Zeilen der Datenquelle genutzt werden sollen, kann hier die Anzahl an Zeilen ausgewählt werden. Dies entspricht auch der Anzahl an Vorgängen, die automatisch angelegt werden. Die Maximalanzahl hängt von der [[Lizenz>>doc:Formcycle.SystemSettings.UserInterface.License]] ab. 28 28 29 -=== E-Mail en===35 +=== E-Mail-Konfiguration === 30 30 31 -; Aktivierung 32 -: Aktiviert den E-Mail Versand an die entsprechende Adresse in der Spalte im Einladungsprozess. 33 -; Spalte der E-Mail Adressen 34 -: Alle Header jeder Spalte der Datenquelle wird hier angezeigt, damit jene Zeile ausgewählt werden kann, die die E-Mail-Adressen enthält. An den Inhalt dieser Spalte werden die Einladungs-Mails geschickt. 37 +{{figure image="form_invite_mail_de.png"}} 38 +Für jeden erstellten Vorgang kann eine E-Mail versendet werden. Hier sollte ein Link per Platzhalter //[%$FORM_INVITE_LINK%]// eingefügt werden, damit der Empfänger den Vorgang öffnen kann. 39 +{{/figure}} 40 + 41 +; Einladungs-E-Mail an jede Person aus der obigen Datenquelle versenden 42 +: Wenn aktiviert, wird eine E-Mail an die Adresse in der ausgewählten Spalte der Datenquelle gesendet, siehe unten. 43 +; E-Mail an (Spalte in Datenquelle) 44 +: Hier kann die Spalte in der Datenquelle ausgewählt werden, welche die E-Mail-Adressen enthält. 35 35 ; E-Mail von 36 -: Gibt die Absenderadresse der Einladungs-Mail an. 46 +: Gibt die Absenderadresse der Einladungs-E-Mail an. 37 37 ; Absendername 38 -: Gibt den Namen des Absenders der Einladungs-Mail an. 48 +: Gibt den Namen des Absenders der Einladungs-E-Mail an. 39 39 ; Betreff 40 -: Gibt den Betreff der Einladungs-Mail an. 50 +: Gibt den Betreff der Einladungs-E-Mail an. 41 41 ; Nachricht 42 -: Die Nachricht, die mit der Einladungs-Mail versendet werden soll. Diese sollte den Bestätigungslink enthalten. Der Bestätigungslink istüber den [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]//verfügbar.52 +: Die Nachricht, die mit der Einladungs-E-Mail versendet werden soll. Diese sollte den Bestätigungslink enthalten. Der Bestätigungslink kann über den [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]// eingefügt werden. 43 43 44 44 === Formular vorausfüllen === 45 45 46 -; Aktivierung 47 -: Aktiviert das Vorausfüllen eines Formulars im Einladungsprozess. 48 -; Datenmapping Tabelle 49 -: Die Tabelle hat die Einstellungen für das Mapping von den Formularfeldern und den auszufüllenden Inhalt. Hierfür sind in der linken Spalte alle Formularfelder aufgeführt, welche oben durchsucht werden kann. In der zweiten Spalte kann der Inhalt angegeben werden, welcher in das entsprechende Formularfeld vorausgefüllt werden kann. Hier können auch Platzhalter verwendet werden. Es existieren zusätzliche Platzhalter, die abhängig von der ausgewählten Datenquelle sind, welche den Inhalt der entsprechenden Spalte der Datenquelle einfügt. Diese sind über //[%$data.SPALTENNAME%]// für Datenquellen mit Header oder //[%$data.col1%]// für die erste Spalte in Datenquellen ohne Header erreichbar. In der dritten Spalte ist der Button zum editieren eines Mappings. Bereits bestehende Mappings können mit dem Knopf in der rechten Spalte gelöscht werden. Wenn kein Wert in der zweiten Spalte angegeben ist, wird dieses Formularfeld nicht vorausgefüllt. 56 +{{figure image="Einladen_Vorausfüllen.PNG"}} 57 +Es ist möglich, das Formular mit Daten aus der Datenquelle vorzubefüllen. Etwa kann die E-Mail-Adresse des Empfängers schon in ein Formularfeld geschrieben werden. 58 +{{/figure}} 50 50 51 -=== Zielstatus === 60 +; Formularfelder mit z.B. Daten aus der Datenquelle vorausfüllen 61 +: Wenn aktiviert, kann das Formular mit den Daten aus der [[Datenquelle>>doc:Formcycle.UserInterface.Data.Sources]] vorbefüllt werden 62 +; Zuordnungstabelle 63 +: In dieser Tabelle wird festgelegt, welches Formularfeld mit welchem Wert befüllt werden soll. In der linken Spalte wird das Formularfeld ausgewählt und in der rechten Spalte kann der Wert eingetragen werden. Um einen Wert aus der Datenquelle einzufügen, kann ein [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables]] verwendet werden: 52 52 53 -; Aktivierung 54 -: Aktiviert das Setzen eines Zielstatus für die gebildeten Vorgänge. 55 -; Zielstatus setzen 56 -: Hier sind alle definierten Status des Mandanten aufgelistet und, falls aktiviert, muss ein Status ausgewählt werden. 65 +* //[%$data.SPALTENNAME%]// (per Spaltenname, für Datenquellen mit Kopfzeile), oder 66 +* //[%$data.col1%]// (per Spaltennummer, für Datenquellen ohne Kopfzeile) 67 +Falls ein Formularfeld nicht befüllt werden soll, kann der entsprechend Eintrag über das {{icon name="trash"/}} Mülleimer-Symbol gelöscht werden. 57 57 58 -~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 59 -~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ENGLISCH~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 60 -~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 69 +=== Zielstatus === 61 61 62 -This feature allows creation of form records and e.g. email invitation of persons to fill out this form. Data, including email adresses for the invitation, can be uploaded under data as a .csv file. 63 -The datasource with all information that should be used can be selected in the invitation dialog. The number of invitations which can simultaniously be created depends on the license. 71 +{{figure image="form_invite_state_de.png"}} 72 +Wird kein Zielstatus für die erstellten Vorgänge ausgewählt, werden diese nur als //gespeichert// im Posteingang angezeigt. 73 +{{/figure}} 64 64 65 -== Process == 66 - 67 -After starting the process of inviting persons, a form record is produced for every row in the datasource. The form is prefilled if wanted (see configuration) and a target status for the created form can be set (see configuration). Each Email adress receives a link to the for itself created form, if email sending is activated (see conifguration). Based on this link, the receiver can edit or send the form record. 68 - 69 -== Configuration == 70 - 71 -An uploaded datasource in .csv format is required to use the invitation feature. It is recommended to use headers. The invitation can be configured via multiple required and optional settings. The dialog is divided into four parts: 72 - 73 -=== Datasource === 74 - 75 -; Datasource (.csv) 76 -: All datasources of this mandant are listed here. The datasource which should be used can be selected here. 77 -; From (row) 78 -: The invitation process will begin from this row in the datasource. 79 -; Number of entries 80 -: This defines the number of entries which are used for the invitation process and consequently the number of form records that are created. The maximum number is dependent on the license. 81 - 82 -=== Email configuration === 83 - 84 -; Activation 85 -: Activates the sending of emails to the content of the defined column of email adresses in the invitation process. 86 -; Column of e-mail adresses 87 -: All headers of each column in the datasource are displayed here. The column that contains email adresses should be selected here. The emails are sent to the content of this column. 88 -; Email from 89 -: Specifies the sender address of the invitation email. 90 -; Sender name 91 -: Specifies the name of the sender of the double opt-in email. 92 -; Subject 93 -: Specifies the subject of the invitation email. 94 -; Message 95 -: The text of invitation email. This should contain the (prefilled) form link. The form link is available via the [[variables>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]//. 96 - 97 -=== Prefill form === 98 - 99 -; Activation 100 -: Activates prefilling of form elements during the invitation process. 101 -; Datamapping table 102 -: The form can optionally be prefilled with e.g. data from the datasource. If this option is active, a table with the mapping of form elements and columns of the datasource will appear. The first column of this table lists all form elements that can be filled. This column can be searched for specific form elements. In the second column, the content which will be prefilled can be specified. There are also placeholder which are dependent on the datasource which are replaced with the content of the specific column. These placeholders are available under über //[%$data.COLUMNNAME%]// for datasources with header or //[%$data.col1%]// for the first column of datasources without header. The third column of the datamapping table contains the button to edit that row and by clicking on the button of the last row, the mapping is deleted. If no value is specified in the second column, the form element will not be prefilled. 103 - 104 -=== Target status === 105 - 106 -; Activation 107 -: Activates to set a specific status to a generated form record. 108 -; Set target status 109 -: All status that are defined for this form are listed here and one of them must be selected. 75 +; Erstellte Vorgänge erfolgreicher Einladungen in einen Status verschieben 76 +: Wenn aktiviert, kann ein [[Status>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] ausgewählt werden. Jeder erfolgreicher erstellter Vorgang wird in diesen Status geschoben. 77 +; Erstellte Vorgänge erfolgloser Einladungen in einen Status verschieben 78 +: Wenn aktiviert, kann ein Status ausgewählt werden. Falls es beim Erstellen eines Vorgangs einen Fehler gab, wird der Vorgang in diesen Status geschoben.
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