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Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.tkr
	1	+XWiki.awa

Inhalt

...	...	@@ -1,3 +1,109 @@
1	1	{{info}}
2		-Diese Funktion ist bald verfügbar.
	2	+Diese Funktion ist ab Version 6.2.0 verfügbar.
3	3	{{/info}}
	4	+
	5	+Mit dieser Funktion werden anhand einer Datenquelle automatisch Vorgänge angelegt und zum Beispiel Personen per E-Mail zum Ausfüllen des Formulars eingeladen werden. Die Daten für die Einladung, insbesondere die zu verwendeten E-Mail-Adressen, können unter Quellen als .csv Datei hochgeladen werden.
	6	+
	7	+Im Einladen-Dialog kann die zu verwendende Datenquelle ausgewählt werden. Die Anzahl an Einladungen, die auf einmal versendet werden kann hängt von der Lizenz ab.
	8	+
	9	+
	10	+== Ablauf ==
	11	+
	12	+Mit dem Abschicken der Einladungen wird pro Zeile der Datenquelle ein Formular angelegt. Dieses wird bei Bedarf mit den Daten der Datenquelle vorausgefüllt (siehe Konfiguration). Der Vorgang kann optional gleich in einem existierenden Status gesetzt werden (siehe Konfiguration). Jede E-Mail-Adresse erhält einen Einladungslink zu dem bereits angelegtem Formular, wenn der E-Mail Versand aktiviert ist (siehe Konfiguration). Darauf aufbauend kann der Empfänger den Vorgang weiter bearbeiten und abgeschicken.
	13	+
	14	+
	15	+== Konfiguration ==
	16	+
	17	+Vorraussetzung für die Einladung ist eine verfügbare Datenquelle, die unter Quellen hochgeladen wurde. Es ist empfohlen, eine Datenquelle mit Header zu verwenden. Die Einladung kann dann durch mehrere Einstellungen konfiguriert werden. Der Dialog ist in vier Teile unterteilt:
	18	+
	19	+
	20	+=== Datenquelle ===
	21	+
	22	+; Datenquelle (.csv)
	23	+: Hier sind alle Datenquellen des Mandanten aufgelistet. Die zu verwendente Datenquelle kann hier ausgewählt werden.
	24	+; Von (Reihe)
	25	+: Von dieser Reihe in der Datenquelle wird der Einladungsprozess gestartet.
	26	+; Anzahl an Einträgen
	27	+: Das definiert die Anzahl an Einträgen, die im Einladungsprozess verwendet werden sollen und somit auch die Anzahl an Vorgängen, die erstellt wird. Die Maximalanzahl hängt von der Lizenz ab.
	28	+
	29	+=== E-Mail Konfigurationen ===
	30	+
	31	+; Aktivierung
	32	+: Aktiviert den E-Mail Versand an die entsprechende Adresse in der Spalte im Einladungsprozess.
	33	+; Spalte der E-Mail Adressen
	34	+: Alle Header jeder Spalte der Datenquelle wird hier angezeigt, damit jene Zeile ausgewählt werden kann, die die E-Mail-Adressen enthält. An den Inhalt dieser Spalte werden die Einladungs-Mails geschickt.
	35	+; E-Mail von
	36	+: Gibt die Absenderadresse der Einladungs-Mail an.
	37	+; Absendername
	38	+: Gibt den Namen des Absenders der Einladungs-Mail an.
	39	+; Betreff
	40	+: Gibt den Betreff der Einladungs-Mail an.
	41	+; Nachricht
	42	+: Die Nachricht, die mit der Einladungs-Mail versendet werden soll. Diese sollte den Bestätigungslink enthalten. Der Bestätigungslink ist über den [[Platzhalter>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]// verfügbar.
	43	+
	44	+=== Formular vorausfüllen ===
	45	+
	46	+; Aktivierung
	47	+: Aktiviert das Vorausfüllen eines Formulars im Einladungsprozess.
	48	+; Datenmapping Tabelle
	49	+: Die Tabelle hat die Einstellungen für das Mapping von den Formularfeldern und den auszufüllenden Inhalt. Hierfür sind in der linken Spalte alle Formularfelder aufgeführt, welche oben durchsucht werden kann. In der zweiten Spalte kann der Inhalt angegeben werden, welcher in das entsprechende Formularfeld vorausgefüllt werden kann. Hier können auch Platzhalter verwendet werden. Es existieren zusätzliche Platzhalter, die abhängig von der ausgewählten Datenquelle sind, welche den Inhalt der entsprechenden Spalte der Datenquelle einfügt. Diese sind über //[%$data.SPALTENNAME%]// für Datenquellen mit Header oder //[%$data.col1%]// für die erste Spalte in Datenquellen ohne Header erreichbar. In der dritten Spalte ist der Button zum editieren eines Mappings. Bereits bestehende Mappings können mit dem Knopf in der rechten Spalte gelöscht werden. Wenn kein Wert in der zweiten Spalte angegeben ist, wird dieses Formularfeld nicht vorausgefüllt.
	50	+
	51	+=== Zielstatus ===
	52	+
	53	+; Aktivierung
	54	+: Aktiviert das Setzen eines Zielstatus für die gebildeten Vorgänge.
	55	+; Zielstatus setzen
	56	+: Hier sind alle definierten Status des Mandanten aufgelistet und, falls aktiviert, muss ein Status ausgewählt werden.
	57	+
	58	+~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
	59	+~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ENGLISCH~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
	60	+~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
	61	+
	62	+This feature allows creation of form records and e.g. email invitation of persons to fill out this form. Data, including email adresses for the invitation, can be uploaded under data as a .csv file.
	63	+The datasource with all information that should be used can be selected in the invitation dialog. The number of invitations which can simultaniously be created depends on the license.
	64	+
	65	+== Process ==
	66	+
	67	+After starting the process of inviting persons, a form record is produced for every row in the datasource. The form is prefilled if wanted (see configuration) and a target status for the created form can be set (see configuration). Each Email adress receives a link to the for itself created form, if email sending is activated (see conifguration). Based on this link, the receiver can edit or send the form record.
	68	+
	69	+== Configuration ==
	70	+
	71	+An uploaded datasource in .csv format is required to use the invitation feature. It is recommended to use headers. The invitation can be configured via multiple required and optional settings. The dialog is divided into four parts:
	72	+
	73	+=== Datasource ===
	74	+
	75	+; Datasource (.csv)
	76	+: All datasources of this mandant are listed here. The datasource which should be used can be selected here.
	77	+; From (row)
	78	+: The invitation process will begin from this row in the datasource.
	79	+; Number of entries
	80	+: This defines the number of entries which are used for the invitation process and consequently the number of form records that are created. The maximum number is dependent on the license.
	81	+
	82	+=== Email configuration ===
	83	+
	84	+; Activation
	85	+: Activates the sending of emails to the content of the defined column of email adresses in the invitation process.
	86	+; Column of e-mail adresses
	87	+: All headers of each column in the datasource are displayed here. The column that contains email adresses should be selected here. The emails are sent to the content of this column.
	88	+; Email from
	89	+: Specifies the sender address of the invitation email.
	90	+; Sender name
	91	+: Specifies the name of the sender of the double opt-in email.
	92	+; Subject
	93	+: Specifies the subject of the invitation email.
	94	+; Message
	95	+: The text of invitation email. This should contain the (prefilled) form link. The form link is available via the [[variables>>doc:Formcycle.UserInterface.Variables.WebHome]] //[%$FORM_INVITE_LINK%]//.
	96	+
	97	+=== Prefill form ===
	98	+
	99	+; Activation
	100	+: Activates prefilling of form elements during the invitation process.
	101	+; Datamapping table
	102	+: The form can optionally be prefilled with e.g. data from the datasource. If this option is active, a table with the mapping of form elements and columns of the datasource will appear. The first column of this table lists all form elements that can be filled. This column can be searched for specific form elements. In the second column, the content which will be prefilled can be specified. There are also placeholder which are dependent on the datasource which are replaced with the content of the specific column. These placeholders are available under über //[%$data.COLUMNNAME%]// for datasources with header or //[%$data.col1%]// for the first column of datasources without header. The third column of the datamapping table contains the button to edit that row and by clicking on the button of the last row, the mapping is deleted. If no value is specified in the second column, the form element will not be prefilled.
	103	+
	104	+=== Target status ===
	105	+
	106	+; Activation
	107	+: Activates to set a specific status to a generated form record.
	108	+; Set target status
	109	+: All status that are defined for this form are listed here and one of them must be selected.