Beschreibung

In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge (eingegangene Formulardaten) in der Standardansicht bzw. in den projektspezifischen Ansichten übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.

Aufbau

Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem Filtermenü am linken Rand, der Vorgangsliste und dem Lesebereich. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.

Filtermenü

Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

Suche

Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe Abbildung). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:

• Betreff
  Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
• Formular
  Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
• Vorgang-ID
  Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
• Prozess-ID
  Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
• Status
  Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.

Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.

Ansicht

Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe Meine Formulare > Postfach). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:

• Standard
  Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge angezeigt (siehe Vorgangsliste).
• projektspezifische Ansichten
  Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der Ansichtskonfiguration (siehe Vorgangsliste).

Filter

• Alle anzeigen
  Es werden alle Vorgänge der aktuellen Ansicht angezeigt.
• Kürzlich bearbeitet
  Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
• Von mir bearbeitet
  Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten Benutzer bearbeitet wurden.
• Von mir erstellt
  Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten Benutzer erstellt wurden.

Postfächer

Jeder Vorgang befindet sich in einem Postfach. Standardmäßig ist dies das Zentrale Postfach. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den Postfach-Einstellungen des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten Ansicht. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.

Eingangsdatum

Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:

• von
  Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
• bis
  Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.

Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.

Sortierung

Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe Ansicht), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die Sortierung der projektspezifischen Ansichten erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:

• Eingangsdatum
• Änderungsdatum
• Betreff
• Status

Weitere Filter

Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:

• (Un-)Gelesen
  Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
• Mit/Ohne Anhang
  Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
• (Nicht) Zwischengespeichert
  Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
• (Kein) Double-Opt-In
  Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status Warten auf Opt-In befinden (siehe Double-Opt-In zu einrichtung).

Vorgangsliste

In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe Abbildung). Links befinden sich die Vorgangsaktionen, welche nur ercheinen, wenn ein oder mehrer Vorgänge selektiert sind:

• Selektion aller Vorgänge
  Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern.
• Exportieren
  Exportiert alle selektierten Formulare. Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
  • XML
  • Excel
  • Excel (mehrzeilig)
• Verschieben
• (Un-)Gelesen
• Löschen

Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich allgemeine Aktionen, welche immer verfügbar sind:

• Neuer Vorgang
  Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
•   Aktualisieren
  Aktualisiert die Ansicht.
• / Position des Lesebereichs
  Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.

Standardansicht

In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur projektspezifischen Ansicht und abhängig von den gesetzten Filtern, alle Vorgänge angezeigt.

Formularpostfach

Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.

Vorgang öffnen

Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.

Suchen, Filtern und Sortieren

Suchen

Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.

Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.

Filtern

In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.

Augensymbol

Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.

Woche

Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an

Zeitraum

Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.

Reset

Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.

Sortieren

Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.

Erweiterte Ansicht eines Vorgangs

Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon (+) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.

Status wechseln

Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter Status die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.

Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.

Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.

• Kein Status verfügbar Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.

• Statuswechsel nicht erlaubt In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.

Datei zum Vorgang hochladen

Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld Datei ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.

Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.

Historie

In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.

Vorgang ungelesen setzen

Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt fett auf normal geändert.

Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf ungelesen zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox Vorgang ungelesen setzen.

Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.

Exportieren

Über die Auswahl Exportieren können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.

Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:

XML

Standard ohne XSL Vorlage:

Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.

Standard mit XSL Vorlage:

Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch XSL Vorlage erstellen.

Excel

Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.

Was wird wann exportiert?

Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.

Beispiel:

Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.

Vorgang/Vorgänge löschen

Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der Statusverarbeitung muss die Option Vorgänge sind in diesem Status löschbar aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon (x) zu sehen.

Mehrere Vorgänge löschen

Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option löschen gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.

Vorgang/Vorgänge verschieben

Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.

Spalten ein- und ausblenden

Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.

Lesebereich