Über die Eigenschaft Verfügbar wenn kann geregelt werden, wann Formularelemente angezeigt werden sollen.

Wird nur ein Status oder nur eine Benutzergruppe gewählt, wird dieses Element nur angezeigt, wenn sich der Vorgang in diesem Status befindet bzw. der angemeldete Benutzer dieser Gruppe angehört. Zudem gibt es für jeden Status und jede Benutzergruppe auch die Möglichkeit, dass Element nur dann anzuzeigen, wenn das Formular nicht in diesem Status ist oder nicht von einem Benutzer dieser Benutzergruppe geöffnet wird. Beispielsweise kann damit ein Formularelement nur dann angezeigt werden, wenn es keinen Status hat, wodurch es nur für Benutzer sichtbar ist, jedoch nicht für Postfachbearbeiter.

Wird sowohl ein Status als auch eine Benutzergruppe ausgewählt, wird dieses Element nur angezeigt, wenn sich der Vorgang sowohl in diesem Status befindet und auch der angemeldete Benutzer dieser Gruppe angehört.