Die Verarbeitung ermöglicht das Anlegen beliebiger Status und Aktionen. Ein Status wird automatisch (Status Eingegangen/Wiedervorlage) oder manuell im Postfach angestoßen. Innerhalb eines Status können mehrere Aktionen definiert werden, die nacheinander abgearbeitet werden. Aktionen sind zum Beispiel, das Versenden von E-Mails, Weiterleitung der Daten an Fremdsystem etc.

Den Konfigurationsdialog für Status- und Aktionsverarbeitung können Sie über die entsprechende Schaltfläche im Formularmenü aufrufen.

Abarbeitung

Beim Absenden eines Formulars wird ein Vorgang angelegt. Dieser befindet sich direkt nach dem Absenden in dem speziellen Status Eingegangen. In der Aktions- und Statusverarbeitung können nun weitere Status angelegt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Vorgang den Status wechseln kann – direkt durch einen Sachbearbeiter oder automatisch durch das System, etwa nach einigen Tagen Inaktivität.

Weiterhin ist es für jeden Status noch möglich, Aktionen anzulegen, die ausgeführt werden sollen, wenn sich der Vorgang in diesem Status befindet. Hiermit können beispielsweise PDF-Dokumente erzeugt oder E-Mails versendet werden.

Die Aktionen in einem Status werden der Reihe nach abgearbeitet, sobald der Vorgang diesen Status annimmt.

Baumdarstellung

Es wird eine Liste aller Status angezeigt. Durch Klick auf einen Status werden im rechten Fenster die Statusdetails angezeigt und können bearbeitet werden. Nach Bearbeitung ist auf den Knopf Speichern rechts oben zu drücken.

Ähnlich wie in einem Datei-Explorer kann durch Klick auf das Plus links neben dem Status dieser aufgeklappt und durch Klick auf das Minus der Status eingeklappt werden. Ist der Status ausgeklappt, wird eine Liste aller Aktionen angezeigt, die für diesen Status konfiguriert sind.

Zudem können durch Klick auf das Plus bzw. Minus neben einer Aktion die Vorgehensweise im Fehlerfall und die Bedingung ein- bzw. ausgeblendet werden. Im rechten Fenster können Aktion, Bedingung und Fehlerfall bearbeitet werden, wenn auf diese in der Baumdarstellung geklickt wird.