Postfächer

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Sammelpostfach
Formularpostfach

Sammelpostfach

Ein Formular durchläuft mehrere Phasen vom Absenden bis zum Verschieben in einen Posteingang.

Validierung
Eingegangene Daten werden validiert
Workflow
Aus den eingegangenen Daten wir ein Vorgang erzeugt und dieser wird innerhalb des Workflows abgearbeitet, wenn eine entsprechende Workflowverarbeitung definiert wurde.
Post-Prozesse
Verschiedene Prozesse die nach der Workflowabarbeitung durchgeführt werden.
Postfach
Vorgang im entsprechenden Postfach (Sammelpostfach) ablegen.

In einem Postfach werden alle eingegangenen Formulardaten abgelegt. Über die Formulareinstellungen -> Postfach kann pro Formular ein individuelles Zielpostfach festgelegt und über die Postfacheinstellung der Benutzerzugriff geregelt werden.

Neues Postfach anlegen

Öffnen Sie das Modul "Postfächer" und klicken Sie auf die Schaltfläche "+".
Vergeben Sie einen beliebigen Namen und optional eine Beschreibung für dieses Postfach.
Wählen Sie unter zugeordnete Benutzergruppen die Benutzergruppen aus, welche Zugriff auf das Postfach haben bzw. es im Posteingang sehen können sollen. Für Benutzer, die während der Änderungen am System angemeldet sind, greifen die Änderungen erst nach dem erneuten Login.
Bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche "Speichern".

Postfach bearbeiten

Markieren Sie das zu bearbeitende Postfach im Linken Teil der Postfachverwaltung.
Ändern Sie die gewünschten Angaben und bestätigen Sie die Änderungen über die Schaltfläche "Speichern".
Die Änderung wird sofort nach dem Speichern aktiv.

Postfach löschen

Markieren Sie das zu löschende Postfach bzw. die zu löschenden Postfächer im Linken Teil der Postfachverwaltung.
Klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol.

Ein Postfach kann nur gelöscht werden, wenn es leer ist und nicht von einem Projekt referenziert wird. Im Punkt "Postfach leeren" wird beschrieben, wie ein Postfach geleert werden kann.

Postfach leeren

Gelöschte Postfachdaten können nicht mehr wiederhergestellt werden.

Um alle Daten eines Postfachs zu löschen, wird die Funktion "Postfach leeren" verwendet. Diese Funktion löscht alle Formulardaten, inkl. eventuelle Dateien, unwiderruflich aus dem System.

Markieren Sie das zu leerende Postfach im linken Teil der Postfachverwaltung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Postfach leeren".

Formularpostfach

Im Sammelpostfach werden alle Vorgänge nach einer festgelegten Struktur (Projekt ID, Vorgang ID, Prozess ID, Eingangsdatum, Änderungsdatum, Status) dargestellt. Als alternative Möglichkeit besteht das Definieren eines sog. Formularpostfachs, da dort die anzuzeigenden Spalten individuell konfigurierbar sind.

Siehe Formularpostfach

Tags: Postfach inbox