Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
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12 == Filtermenü ==
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14 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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16 === Suche ===
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18 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
19 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
20 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
21 {{/figure}}
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23 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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25 * **Betreff**
26 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
27 * **Formular**
28 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
29 * **Vorgang-ID**
30 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
31 * **Prozess-ID**
32 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
33 * **Status**
34 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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36 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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38 === Ansicht ===
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40 {{id name="filter_menu_view"/}}
41 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
42 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
43
44 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
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46 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
47 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
48 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
49 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
50
51 === Filter ===
52
53 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
54 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
55 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
56
57 * **Alle anzeigen**
58 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
59 * **Kürzlich bearbeitet**
60 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
61 * **Von mir bearbeitet**
62 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
63 * **Von mir erstellt**
64 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
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66 === Postfächer ===
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68 === Eingangsdatum ===
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70 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
71 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
72 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
73 {{/figure}}
74
75 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
76
77 * **von**
78 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
79 * **bis**
80 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
81
82 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
83
84 === Sortierung ===
85
86 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
87 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
88 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
89 {{/figure}}
90
91 === Weitere Filter ===
92
93 == Vorgangsliste ==
94
95 === Standardansicht ===
96
97 {{id name="inbox_list_default"/}}
98 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
99 {{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
100
101 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
102
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104
105 == Formularpostfach ==
106
107 {{id name="inbox_list_project"/}}
108 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
109 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
110
111 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
112
113
114
115 === Vorgang öffnen ===
116
117 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
118
119 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
120
121 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
122
123 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
124
125
126 ==== Suchen ====
127
128 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
129
130 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
131 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
132
133 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
134
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136
137
138
139 ==== Filtern ====
140
141 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
142
143 **Augensymbol**
144
145 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
146
147 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
148
149 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
150
151 **Zeitraum**
152
153 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
154
155 **Reset**
156
157 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
158
159
160 ==== Sortieren ====
161
162 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
163
164 ==== ====
165
166 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
167
168 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
169
170 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
171
172
173 ==== Status wechseln ====
174
175 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
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177
178 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
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181 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
182
183 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
184
185 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
186
187 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
188
189
190 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
191
192 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
193
194 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
195
196 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
197
198
199 ==== Historie ====
200
201 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
202
203 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
204
205
206 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
207
208 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
209
210 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
211
212 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
213
214 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
215
216
217 === Exportieren ===
218
219 Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
220
221 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
222
223 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
224
225
226 Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
227
228 ===== XML =====
229
230 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
231
232 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
233
234 {{code language="xml"}}
235 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
236 <processes>
237 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
238 <form version="1">
239 <field name="elName">
240 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
241 <values count="1">
242 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
243 </values>
244 <label><![CDATA[]]></label>
245 </field>
246 ...
247 </form>
248 <process ...>
249 </processes>
250 </xfc-data>
251 {{/code}}
252
253 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
254
255 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
256
257 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
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260 ===== Excel =====
261
262 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
263
264
265 __//**Was wird wann exportiert?**//__
266
267 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
268
269 Beispiel:
270
271 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
272
273
274 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
275
276 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
277
278 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
279
280
281 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
282
283 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
284
285 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
286
287
288 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
289
290 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
291
292 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
293
294
295 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
296
297 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
298
299 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
300
301 == Revisionsbereich ==

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