Die Verarbeitung ermöglicht das Anlegen beliebiger Status und Aktionen. Ein Status wird automatisch (Status Eingegangen/Wiedervorlage) oder manuell im Postfach angestoßen. Innerhalb eines Status können mehrere Aktionen definiert werden, die nacheinander abgearbeitet werden. Aktionen sind zum Beispiel, das Versenden von E-Mails, Weiterleitung der Daten an Fremdsystem etc.

Den Konfigurationsdialog für Status- und Aktionsverarbeitung können Sie über die entsprechende Schaltfläche im Formularmenü aufrufen.

Abarbeitung

Beim Absenden eines Formulars wird ein Vorgang angelegt. Dieser befindet sich direkt nach dem Absenden in dem speziellen Status Eingegangen. In der Aktions- und Statusverarbeitung können nun weitere Status angelegt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Vorgang den Status wechseln kann – direkt durch einen Sachbearbeiter oder automatisch durch das System, etwa nach einigen Tagen Inaktivität.

Weiterhin ist es für jeden Status noch möglich, Aktionen anzulegen, die ausgeführt werden sollen, wenn sich der Vorgang in diesem Status befindet. Hiermit können beispielsweise PDF-Dokumente erzeugt oder E-Mails versendet werden.

Die Aktionen in einem Status werden der Reihe nach abgearbeitet, sobald der Vorgang diesen Status annimmt.

Status- und Aktionsliste

Auf der linken Seite des Konfigurationsdialogs befindet sich die Status- und Aktionsliste (siehe Abbildung). Im Header der Liste befindet sich:

• Suchfeld: Ermöglicht das Filtern nach Status oder Aktion.
• Toolbar:
  • Neuer Status: Erstellt einen neuen Status.
  •   Kopieren: Kopiert den selktierten Status bzw. die selektierte Aktion.
  • Löschen: Löscht den selktierten Status bzw. die selektierte Aktion. Der Status Eingegangen kann nicht gelöscht werden.
  •   Deaktivieren: Deaktiviert den selktierten Status bzw. die selektierte Aktion.

Darstellung eines Status in der Statusliste:

1. Status: im Header wird der Name des Status dargestellt. Ein Status kann ein- und ausgeklappt  /  werden. Abhängig von der Statuskonfiguration werden rechts neben dem Stausnamen Symbole dargestellt:
   •   Wiedervorlage: Dieser Status wird bei Wiedervorlage zuerst angenommen.
   • Zeitgesteuerter Statuswechsel: Für diesen Status wurde ein zeitgesteuerter Statuswechsel konfiguriert.
2. Aktionen: Eine Liste der Aktionen dieses Status. Abhängig von der Aktionskonfiguration werden rechts neben dem Aktionsnamen Symbole dargestellt:
   •   Fehlerbehandlung: Erscheint, wenn für diese Aktion eine Fehlerbehandlung festgelegt wurde.
   • Bedingung: Erscheint, wenn diese Aktion abhängig von konfigurierten Bedingungen ausgeführt wird.

Durch Klick auf einen Status oder eine Aktion werden im rechten Fenster die Status- bzw. Aktionsdetails angezeigt und können bearbeitet werden. Änderungen werden erst mit einem Klick auf Speichern   übernommen.