Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 {{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 {{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Revisionsbereich//.
13 {{/figure}}
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15 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
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17 == Filtermenü ==
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19 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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21 === Suche ===
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23 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
24 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
25 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
26 {{/figure}}
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28 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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30 * **Betreff**
31 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
32 * **Formular**
33 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
34 * **Vorgang-ID**
35 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
36 * **Prozess-ID**
37 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
38 * **Status**
39 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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41 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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43 === Ansicht ===
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45 {{id name="filter_menu_view"/}}
46 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
47 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
48
49 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
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51 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
52 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
53 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
54 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
55
56 === Filter ===
57
58 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
59 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
60 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
61
62 * **Alle anzeigen**
63 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
64 * **Kürzlich bearbeitet**
65 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
66 * **Von mir bearbeitet**
67 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
68 * **Von mir erstellt**
69 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
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71 === Postfächer ===
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73 {{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
74 {{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
75 Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
76 {{/figure}}
77
78 Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
79 Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
80
81 === Eingangsdatum ===
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83 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
84 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
85 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
86 {{/figure}}
87
88 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
89
90 * **von**
91 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
92 * **bis**
93 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
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95 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
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97 === Sortierung ===
98
99 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
100 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
101 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
102 {{/figure}}
103
104 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
105
106 * Eingangsdatum
107 * Änderungsdatum
108 * Betreff
109 * Status
110
111 === Weitere Filter ===
112
113 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
114 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
115 Weitere Filter für individuelle Suchen.
116 {{/figure}}
117
118 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
119
120 * **(Un-)Gelesen**
121 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
122 * **Mit/Ohne Anhang**
123 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
124 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
125 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
126 * **(Kein) Double-Opt-In**
127 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
128
129 == Vorgangsliste ==
130
131 === Standardansicht ===
132
133 {{id name="inbox_list_default"/}}
134 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
135 {{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
136
137 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
138
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140
141 == Formularpostfach ==
142
143 {{id name="inbox_list_project"/}}
144 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
145 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
146
147 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
148
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150
151 === Vorgang öffnen ===
152
153 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
154
155 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
156
157 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
158
159 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
160
161
162 ==== Suchen ====
163
164 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
165
166 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
167 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
168
169 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
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175 ==== Filtern ====
176
177 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
178
179 **Augensymbol**
180
181 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
182
183 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
184
185 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
186
187 **Zeitraum**
188
189 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
190
191 **Reset**
192
193 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
194
195
196 ==== Sortieren ====
197
198 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
199
200 ==== ====
201
202 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
203
204 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
205
206 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
207
208
209 ==== Status wechseln ====
210
211 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
212
213
214 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
215
216
217 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
218
219 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
220
221 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
222
223 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
224
225
226 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
227
228 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
229
230 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
231
232 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
233
234
235 ==== Historie ====
236
237 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
238
239 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
240
241
242 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
243
244 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
245
246 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
247
248 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
249
250 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
251
252
253 === Exportieren ===
254
255 Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
256
257 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
258
259 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
260
261
262 Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
263
264 ===== XML =====
265
266 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
267
268 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
269
270 {{code language="xml"}}
271 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
272 <processes>
273 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
274 <form version="1">
275 <field name="elName">
276 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
277 <values count="1">
278 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
279 </values>
280 <label><![CDATA[]]></label>
281 </field>
282 ...
283 </form>
284 <process ...>
285 </processes>
286 </xfc-data>
287 {{/code}}
288
289 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
290
291 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
292
293 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
294
295
296 ===== Excel =====
297
298 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
299
300
301 __//**Was wird wann exportiert?**//__
302
303 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
304
305 Beispiel:
306
307 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
308
309
310 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
311
312 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
313
314 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
315
316
317 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
318
319 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
320
321 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
322
323
324 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
325
326 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
327
328 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
329
330
331 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
332
333 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
334
335 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
336
337 == Revisionsbereich ==

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