Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
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12 == Filtermenü ==
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14 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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16 === Suche ===
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18 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
19 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
20 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
21 {{/figure}}
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23 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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25 * **Betreff**
26 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
27 * **Formular**
28 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
29 * **Vorgang-ID**
30 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
31 * **Prozess-ID**
32 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
33 * **Status**
34 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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36 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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38 === Ansicht ===
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40 {{id name="filter_menu_view"/}}
41 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
42 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
43
44 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
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46 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
47 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
48 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
49 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
50
51 === Filter ===
52
53 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
54 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
55 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
56
57 * **Alle anzeigen**
58 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
59 * **Kürzlich bearbeitet**
60 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
61 * **Von mir bearbeitet**
62 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
63 * **Von mir erstellt**
64 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
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66 === Postfächer ===
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68 === Eingangsdatum ===
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70 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
71 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
72 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
73 {{/figure}}
74
75 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
76
77 * **von**
78 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
79 * **bis**
80 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
81
82 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
83
84 === Sortierung ===
85
86 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
87 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
88 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
89 {{/figure}}
90
91 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
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93 * Eingangsdatum
94 * Änderungsdatum
95 * Betreff
96 * Status
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98 === Weitere Filter ===
99
100 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
101 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
102 Weitere Filter für individuelle Suchen.
103 {{/figure}}
104
105 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
106
107 * **(Un-)Gelesen**
108 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
109 * **Mit/Ohne Anhang**
110 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
111 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
112 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
113 * **(Kein) Double-Opt-In**
114 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
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116 == Vorgangsliste ==
117
118 === Standardansicht ===
119
120 {{id name="inbox_list_default"/}}
121 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
122 {{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
123
124 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
125
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128 == Formularpostfach ==
129
130 {{id name="inbox_list_project"/}}
131 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
132 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
133
134 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
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137
138 === Vorgang öffnen ===
139
140 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
141
142 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
143
144 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
145
146 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
147
148
149 ==== Suchen ====
150
151 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
152
153 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
154 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
155
156 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
157
158
159
160
161
162 ==== Filtern ====
163
164 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
165
166 **Augensymbol**
167
168 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
169
170 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
171
172 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
173
174 **Zeitraum**
175
176 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
177
178 **Reset**
179
180 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
181
182
183 ==== Sortieren ====
184
185 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
186
187 ==== ====
188
189 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
190
191 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
192
193 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
194
195
196 ==== Status wechseln ====
197
198 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
199
200
201 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
202
203
204 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
205
206 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
207
208 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
209
210 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
211
212
213 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
214
215 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
216
217 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
218
219 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
220
221
222 ==== Historie ====
223
224 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
225
226 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
227
228
229 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
230
231 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
232
233 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
234
235 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
236
237 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
238
239
240 === Exportieren ===
241
242 Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
243
244 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
245
246 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
247
248
249 Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
250
251 ===== XML =====
252
253 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
254
255 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
256
257 {{code language="xml"}}
258 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
259 <processes>
260 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
261 <form version="1">
262 <field name="elName">
263 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
264 <values count="1">
265 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
266 </values>
267 <label><![CDATA[]]></label>
268 </field>
269 ...
270 </form>
271 <process ...>
272 </processes>
273 </xfc-data>
274 {{/code}}
275
276 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
277
278 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
279
280 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
281
282
283 ===== Excel =====
284
285 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
286
287
288 __//**Was wird wann exportiert?**//__
289
290 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
291
292 Beispiel:
293
294 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
295
296
297 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
298
299 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
300
301 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
302
303
304 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
305
306 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
307
308 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
309
310
311 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
312
313 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
314
315 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
316
317
318 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
319
320 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
321
322 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
323
324 == Revisionsbereich ==

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