Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 {{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 {{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Lesebereich//.
13 {{/figure}}
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15 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Lesebereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.
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17 == Filtermenü ==
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19 {{id name="filter_menu"/}}
20 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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22 === Suche ===
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24 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
25 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
26 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
27 {{/figure}}
28
29 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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31 * **Betreff**
32 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
33 * **Formular**
34 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
35 * **Vorgang-ID**
36 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
37 * **Prozess-ID**
38 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
39 * **Status**
40 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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42 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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44 === Ansicht ===
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46 {{id name="filter_menu_view"/}}
47 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
48 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
49
50 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
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52 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
53 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
54 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
55 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
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57 === Filter ===
58
59 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
60 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
61 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
62
63 * **Alle anzeigen**
64 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
65 * **Kürzlich bearbeitet**
66 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
67 * **Von mir bearbeitet**
68 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
69 * **Von mir erstellt**
70 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
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72 === Postfächer ===
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74 {{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
75 {{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
76 Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
77 {{/figure}}
78
79 Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
80 Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
81
82 === Eingangsdatum ===
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84 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
85 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
86 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
87 {{/figure}}
88
89 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
90
91 * **von**
92 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
93 * **bis**
94 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
95
96 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
97
98 === Sortierung ===
99
100 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
101 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
102 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
103 {{/figure}}
104
105 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
106
107 * Eingangsdatum
108 * Änderungsdatum
109 * Betreff
110 * Status
111
112 === Weitere Filter ===
113
114 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
115 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
116 Weitere Filter für individuelle Suchen.
117 {{/figure}}
118
119 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
120
121 * **(Un-)Gelesen**
122 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
123 * **Mit/Ohne Anhang**
124 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
125 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
126 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
127 * **(Kein) Double-Opt-In**
128 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
129
130 == Vorgangsliste ==
131
132 {{figure image="inbox_list_default_marked_de.png"}}
133 {{id name="fig_inbox_list_default_marked" /}}
134 Sind Vorgänge selektiert erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.
135 {{/figure}}
136
137 In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_default_marked"]]). Links befinden sich die //Vorgangsaktionen// und rechts //allgemeine Aktionen//.
138
139 === Vorgangsaktionen ===
140
141 Welche der Vorgangsaktionen erscheinen ist abhängig von den derzeit selktierten Vorgängen.
142
143 ==== {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}} Selektion aller Vorgänge ====
144
145 Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]]. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern. Diese Checkbox ist immer vorhanden.
146
147 ==== {{icon name="download"/}} Exportieren ====
148
149 Exportiert alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], wenn keine Vorgänge selektiert sind.
150
151 Beispiel:
152
153 Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.
154
155 Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
156
157 __{{icon name="file-code-o"/}} XML__
158 {{figure image="inbox_export_xml_de.png"}}{{id name="fig_inbox_export_xml" /}}
159 XML-Export der selektierten Vorgänge: Optional kann ein XSL-Template ausgewählt werden, um die resultierende XML-Datei in das gewünschte Zielformat zu transformieren.{{/figure}}
160
161 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
162
163 {{code language="xml"}}
164 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
165 <processes>
166 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
167 <form version="1">
168 <field name="elName">
169 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
170 <values count="1">
171 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
172 </values>
173 <label><![CDATA[]]></label>
174 </field>
175 ...
176 </form>
177 <process ...>
178 </processes>
179 </xfc-data>
180 {{/code}}
181
182 Über eine XSL-Vorlage (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
183
184 __{{icon name="file-excel-o"/}} Excel__
185 {{figure image="inbox_export_excel_de.png"}}{{id name="fig_inbox_export_excel" /}}
186 Excel-Export der selektierten Vorgänge: Die Spaltennamen können bei jedem Export angepasst werden.{{/figure}}
187
188 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden mehrere Vorgänge selektiert, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt. Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:
189
190 * **Elementname im Formular**
191 Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...).
192 * **Elementalias im Formular**
193 Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden.
194 * **Spaltenname der Datentabelle**
195
196 __{{icon name="file-excel-o"/}} Excel (mehrzeilig)__
197 {{info}}Diese Funktion ist in der projektspezifischen Ansicht nicht verfügbar.{{/info}}
198
199 ==== {{ficon name="action-move-inbox"/}} Verschieben ====
200
201 ==== (Un-)Gelesen ====
202
203 ==== Löschen ====
204
205 === Allgemeine Aktionen ===
206
207 Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich //allgemeine Aktionen//, welche immer verfügbar sind:
208
209 ==== {{ficon name="plus-circle-outline"/}} Neuer Vorgang ====
210
211 Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
212
213 ==== {{icon name="refresh"/}} Aktualisieren ====
214
215 Aktualisiert die Ansicht.
216
217 ==== {{ficon name="view-rows"/}}/{{ficon name="view-columns"/}} Position des Lesebereichs ====
218
219 Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
220
221 === Standardansicht ===
222
223 {{id name="inbox_list_default"/}}
224 In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur [[projektspezifischen Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] und abhängig von den [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], alle Vorgänge angezeigt.
225
226 == Formularpostfach ==
227
228 {{id name="inbox_list_project"/}}
229 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
230 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
231
232 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
233
234
235
236 === Vorgang öffnen ===
237
238 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
239
240 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
241
242 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
243
244 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
245
246
247 ==== Suchen ====
248
249 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
250
251 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
252 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
253
254 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
255
256
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258
259
260 ==== Filtern ====
261
262 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
263
264 **Augensymbol**
265
266 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
267
268 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
269
270 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
271
272 **Zeitraum**
273
274 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
275
276 **Reset**
277
278 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
279
280
281 ==== Sortieren ====
282
283 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
284
285 ==== ====
286
287 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
288
289 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
290
291 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
292
293
294 ==== Status wechseln ====
295
296 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
297
298
299 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
300
301
302 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
303
304 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
305
306 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
307
308 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
309
310
311 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
312
313 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
314
315 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
316
317 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
318
319
320 ==== Historie ====
321
322 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
323
324 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
325
326
327 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
328
329 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
330
331 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
332
333 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
334
335 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
336
337
338 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
339
340 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
341
342 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
343
344
345 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
346
347 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
348
349 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
350
351
352 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
353
354 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
355
356 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
357
358
359 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
360
361 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
362
363 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
364
365 == Lesebereich ==

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