Änderungen von Dokument Posteingang

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Posteingang
1 +NLO_DE_EN_Posteingang
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.gru
1 +XWiki.awa
Tags
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -excel|export|inbox|xml|projektpostfach|projektspezifische Ansicht|Formularspezifische Datenansicht|Postfach|Vorgang löschen|delete form record
Inhalt
... ... @@ -3,249 +3,144 @@
3 3  
4 4  == Beschreibung ==
5 5  
6 -Im Posteingang werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der [[//Standardansicht//>>||anchor="inbox_list_default"]] bzw. in den [[//formularspezifischen Datenansichten//>>||anchor="inbox_list_project"]] übersichtlich dargestellt. Des weiteren ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
6 +In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge (eingegangene Formulardaten) in sogenannten Sammel- bzw. Formularpostfächern übersichtlich angezeigt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen und Kommentare zu verfassen.
7 7  
8 -== Aufbau ==
9 9  
10 -{{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 -{{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 -Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Lesebereich//.
13 -{{/figure}}
9 +== Sammelpostfächer ==
14 14  
15 -Der Posteingang besteht insgesamt aus drei Einzelteilen: dem [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu"]] am linken Rand, der [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list"]] und dem [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]]. Wird der Posteingang geöffnet, sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.
11 +Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
12 +{{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
16 16  
17 -== Filtermenü ==
14 +[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
18 18  
19 -{{id name="filter_menu"/}}
20 -Über das Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
21 21  
22 -=== Suche ===
23 23  
24 -{{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
25 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
26 -Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
27 -{{/figure}}
18 +== Formularpostfach ==
28 28  
29 -Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
20 +Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
21 +{{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
30 30  
31 -* **Betreff**
32 -Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
33 -* **Formular**
34 -Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
35 -* **Vorgang-ID**
36 -Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. {{info}}Die ID muss exakt sein.{{/info}}
37 -* **Prozess-ID**
38 -Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
39 -* **Status**
40 -Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
23 +[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
41 41  
42 -Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In formularspezifische Datenansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
43 43  
44 -=== Ansicht ===
45 45  
46 -{{id name="filter_menu_view"/}}
47 -{{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
48 -Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //formularspezifischen Datenansichten// (rot markiert).{{/figure}}
27 +=== Vorgang öffnen ===
49 49  
29 +Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
50 50  
51 -Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn formularspezifische Datenansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer formularspezifischen Datenansicht siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst, welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
31 +{{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
52 52  
53 -* {{ficon name="view-list"/}}**Standard**
54 -Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
55 -* {{ficon name="layout-table"/}}**Formularspezifische Datenansichten**
56 -Formularspezifische Datenansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
33 +=== Suchen, Filtern und Sortieren ===
57 57  
58 -=== Filter ===
35 +{{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
59 59  
60 -{{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}
61 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
62 -Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.
63 -{{/figure}}
64 64  
65 -Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
38 +==== Suchen ====
66 66  
67 -* **Alle anzeigen**
68 -Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
69 -* **Kürzlich bearbeitet**
70 -Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
71 -* **Von mir bearbeitet**
72 -Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
73 -* **Von mir erstellt**
74 -Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
40 +Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
75 75  
76 -{{id name="filter_menu_appointment_templates" /}}
77 -=== Terminpläne {{version major="6" minor="5" patch="0"/}} ===
78 -Dieses Filtermenü steht nur in der [[Kalenderansicht>>||anchor="calendar-view"]] zur Verfügung. Terminpläne, die gebuchte Termine besitzen, können hier an-/abgewählt werden. In der Kalenderansicht erscheinen nur Termine der gewählten Terminpläne.
42 +Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
43 +\\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
79 79  
45 +[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
80 80  
81 -=== Postfächer ===
82 82  
83 -{{id name="filter_menu_inboxes"/}}
84 84  
85 -{{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
86 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
87 -Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
88 -{{/figure}}
89 89  
90 -Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächern steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
91 -Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
92 92  
93 -=== Eingangsdatum ===
51 +==== Filtern ====
94 94  
95 -{{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
96 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
97 -Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
98 -{{/figure}}
53 +In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
99 99  
100 -Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
55 +**Augensymbol**
101 101  
102 -* **von**
103 -Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegebenen Datum eingegangen sind.
104 -* **bis**
105 -Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegebenen Datum eingegangen sind.
57 +Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
106 106  
107 -Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
59 +(% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
108 108  
109 -=== Sortierung ===
61 +Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
110 110  
111 -{{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
112 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
113 -Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
114 -{{/figure}}
63 +**Zeitraum**
115 115  
116 -Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine formularspezifische Datenansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der formularspezifischen Datenansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
65 +Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
117 117  
118 -* **Eingangsdatum**
119 -* **Änderungsdatum**
120 -* **Betreff**
121 -* **Status**
67 +**Reset**
122 122  
123 -=== Weitere Filter ===
69 +Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
124 124  
125 -{{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
126 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
127 -Weitere Filter für individuelle Suchen.
128 -{{/figure}}
129 129  
130 -Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
72 +==== Sortieren ====
131 131  
132 -* **(Un-)Gelesen**
133 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
134 -* **Mit/Ohne Anhang**
135 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
136 -* **(Nicht) Zwischengespeichert**
137 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
138 -* **(Kein) Double-Opt-In**
139 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zur Einrichtung).
74 +Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
140 140  
141 -== Vorgangsliste ==
76 +==== ====
142 142  
143 -{{id name="inbox_list"/}}
144 -{{figure image="inbox_list_default_marked_de.png"}}{{id name="fig_inbox_list_default_marked" /}}
145 -Sind Vorgänge selektiert, erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.{{/figure}}
78 +=== Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
146 146  
147 -Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]] an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die [[Standardansicht>>||anchor="inbox_list_default"]] und die [[formularspezifische Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]]. Die Ansicht kann über das [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_view"]] gewechselt werden.
148 -Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird dieser mit einem Klick auf einen Vorgang geöffnet. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird vom Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche {{icon name="envelope"/}} in der Kopfzeile.
149 -In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_default_marked"]]). Links befinden sich die //Vorgangsaktionen// und rechts //allgemeine Aktionen//.
80 +Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
150 150  
151 -{{id name="form_record_actions"/}}
82 +{{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
152 152  
153 -=== Vorgangsaktionen ===
154 154  
155 -Welche der Vorgangsaktionen erscheinen, ist abhängig von den derzeit selektierten Vorgängen.
85 +==== Status wechseln ====
156 156  
157 -==== {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}} Selektion aller Vorgänge ====
87 +Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
158 158  
159 -Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]]. {{info}}Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern.{{/info}} Diese Checkbox ist immer vorhanden.
160 160  
161 -==== {{icon name="download"/}} Exportieren ====
90 +Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
162 162  
163 -Exportiert entweder alle selektierten Vorgänge oder, wenn keine Vorgänge selektiert sind, alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]].
164 164  
165 -Siehe [[Exportieren>>||anchor="export"]] um mehr Details zum Export zu erfahren.
93 +(% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
166 166  
167 -==== {{ficon name="action-move-inbox"/}} Verschieben ====
95 +* //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
168 168  
169 -{{figure image="inbox_move_de.png"}}
170 -{{id name="fig_inbox_move" /}}
171 -Schaltfläche zum Verschieben von Formularen.
172 -{{/figure}}
97 +* //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
173 173  
174 -Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_move"]]) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.
99 +{{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
175 175  
176 -==== {{icon name="envelope"/}}/{{icon name="envelope-open"/}} (Un-)Gelesen ====
177 177  
178 -Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelesen.
102 +==== Datei zum Vorgang hochladen ====
179 179  
180 -==== {{ficon name="trash-alt2"/}} Löschen ====
104 +Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
181 181  
182 -Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selektierten Vorgänge löschbar sind.
183 -Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der [[Status->>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] bzw. [[Zugriffskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Access.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// bzw. //Vorgänge löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.
106 +Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
184 184  
185 -=== Allgemeine Aktionen ===
108 +{{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
186 186  
187 -Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich //allgemeine Aktionen//, welche immer verfügbar sind:
188 188  
189 -==== {{ficon name="plus-circle-outline"/}} Neuer Vorgang ====
111 +==== Historie ====
190 190  
191 -Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
113 +In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
192 192  
193 -==== {{icon name="refresh"/}} Aktualisieren ====
115 +{{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
194 194  
195 -Aktualisiert die Ansicht.
196 196  
197 -==== {{ficon name="view-rows"/}}/{{ficon name="view-columns"/}} Position des Lesebereichs ====
118 +==== Vorgang ungelesen setzen ====
198 198  
199 -Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
120 +Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
200 200  
122 +Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
201 201  
202 -=== Standardansicht ===
124 +Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
203 203  
204 -{{id name="inbox_list_default"/}}
126 +{{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
205 205  
206 -{{figure image="inbox_list_item_default_de.png"}}
207 -{{id name="fig_inbox_list_item_default" /}}
208 -Ein Vorgang in der Standardansicht der Vorgangsliste: Das Postfach kann geklickt werden, um einen [[Postfachfilter>>||anchor="filter_menu_inboxes"]] zu setzen. Die Anhangseite des Vorgangs wird durch einen klick auf das Anhangsymbol {{ficon name="paperclip-45" /}} geöffnet.
209 -{{/figure}}
210 210  
211 -In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur [[formularspezifischen Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] und abhängig von den [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], alle Vorgänge angezeigt. Besitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol {{ficon name="paperclip-45"/}} für die Anhänge dargestellt (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Postfach setzt einen [[Postfachfilter>>||anchor="filter_menu_inboxes"]] auf dieses Postfach.
129 +=== Exportieren ===
212 212  
131 +Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
213 213  
214 -{{id name="calendar-view" /}}
215 -=== Kalendaransicht {{version major="6" minor="5" patch="0"/}} ===
133 +{{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
216 216  
217 -Die Kalenderansicht ist verfügbar, wenn Vorgänge mit [[Terminen>>doc:Formcycle.UserInterface.Appointments.WebHome]] exisitieren. In dieser Ansicht werden die gebuchten Termine dargestellt. Welche Terminpläne dargestellt werden sollen, kann im [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_appointment_templates"]] eingestellt werden.
135 +{{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
218 218  
219 -=== Formularspezifische Datenansicht ===
220 220  
221 -{{id name="inbox_list_project"/}}
138 +Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
222 222  
223 -{{figure image="inbox_project_view_de.png"}}
224 -{{id name="fig_inbox_project_view" /}}
225 -Vorgänge in der formularspezifischen Datenansicht. Formularspezifische Datenansichten können über das [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt werden.
226 -{{/figure}}
140 +===== XML =====
227 227  
228 -Die formularspezifischen Datenansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen, sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe [[Formular > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol {{ficon name="paperclip-45"/}} für die Anhänge dargestellt (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] des Vorgangs.
142 +__//Standard ohne XSL Vorlage~://__
229 229  
230 -{{id name="export"/}}
231 -
232 -== Exportieren ==
233 -
234 -Durch einen Klick auf //Exportieren// {{icon name="download"/}} in der Vorgangsliste werden alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]] exportiert, wenn keine Vorgänge selektiert sind (siehe [[Vorgangsaktionen>>||anchor="form_record_actions"]]).
235 -
236 -__Beispiel:__
237 -
238 -Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.
239 -
240 -Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
241 -
242 -=== {{icon name="file-code-o"/}} XML ===
243 -
244 -{{figure image="inbox_export_xml_de.png"}}
245 -{{id name="fig_inbox_export_xml" /}}
246 -XML-Export der selektierten Vorgänge: Optional kann ein XSL-Template ausgewählt werden, um die resultierende XML-Datei in das gewünschte Zielformat zu transformieren (XSL-Templates können [[hier>>Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation.WebHome]] definiert werden). Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.
247 -{{/figure}}
248 -
249 249  Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
250 250  
251 251  {{code language="xml"}}
... ... @@ -267,136 +267,50 @@
267 267  </xfc-data>
268 268  {{/code}}
269 269  
270 -Über eine XSL-Vorlage (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
165 +__//Standard mit XSL Vorlage~://__
271 271  
272 -=== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel ===
167 +{{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
273 273  
274 -{{figure image="inbox_export_excel_de.png"}}
275 -{{id name="fig_inbox_export_excel" /}}
276 -Excel-Export der selektierten Vorgänge: Die Spaltennamen können bei jedem Export angepasst werden. Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.
277 -{{/figure}}
169 +Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
278 278  
279 -Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden Vorgänge mehrere Formulare selektiert, so wird für jedes Formular ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
280 -Alle Werte von [[wiederholten Formularelementen>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties]] werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion //Excel (mehrzeilig)// empfohlen.
281 -Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:
282 282  
283 -* **Elementname im Formular**
284 -Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...).
285 -* **Elementalias im Formular**
286 -Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden.
287 -* **Spaltenname der Datentabelle**
288 -Für die Excel-Spaltennamen werden die in der [[Postfach-Konfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] definierten Spaltennamen verwendet. Diese Auswahl ist nur in der [[formularspezifischen Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] verfügbar.
172 +===== Excel =====
289 289  
290 -=== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel (mehrzeilig) ===
174 +Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
291 291  
292 -{{info}}Diese Funktion ist in der [[formularspezifischen Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] nicht verfügbar.{{/info}}
293 -Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte [[wiederholter Formularelemente>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties]] in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.
294 294  
295 -=== Metadaten exportieren (Optional) ===
177 +__//**Was wird wann exportiert?**//__
296 296  
297 -{{info}}Diese Funktion steht ab FORMCYCLE Version **6.1.0** zur Verfügung. In vorherigen Versionen wurden die Metadaten standardmäßig exportiert.{{/info}}
298 -Zusätzlich können bei allen Exportvarianten Metadaten exportiert werden (siehe Abbildung [[XML-Export>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]/[[Excel-Export>>||anchor="fig_inbox_export_excel"]]). Folgende optionale Felder können exportiert werden:
179 +Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
299 299  
300 -* **ID** {{version major="6" minor="4" patch="0"/}}
301 -System-ID des jeweiligen Vorgangs.
302 -* **Prozess-ID**
303 -Prozess-ID des jeweiligen Vorgangs.
304 -* **Betreff** {{version major="6" minor="4" patch="0"/}}
305 -Betreff des jeweiligen Vorgangs.
306 -* **Status**
307 -Name des Status, in dem sich der jeweilige Vorgang zum Zeitpunkt des Exports befindet.
308 -* **Postfach** {{version major="6" minor="4" patch="0"/}}
309 -Postfach, in dem sich der jeweilige Vorgang befindet.
310 -* **Eingangsdatum**
311 -Erstellungszeitpunkt des Vorgangs.
312 -* **Änderungsdatum**
313 -Zeitpunkt der letzen Änderung am Vorgang.
314 -* **Formular-Variablen**
315 -Konfigurierte [[Formularvariablen>>doc:Formcycle.FormDesigner.CodingPanel.VariablesTab]] und deren Werte.
316 -* **Steuerfelder**
317 -Steuerfelder des Formulars wie //xf-action//, welches den Namen der zum Absenden des Formulars geklickten Schaltfläche beinhaltet.
318 -* **Metadaten**
319 -Datum des Exports und verwendete FORMCYCLE-Version.
181 +Beispiel:
320 320  
321 -== Lesebereich ==
183 +Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
322 322  
323 -{{id name="review_area"/}}
324 -{{figure image="inbox_review_area_de.png"}}{{id name="fig_inbox_review_area" /}}
325 -Der Lesebereich des Posteingangs unterteilt sich in den (1) //Kopf-// und (2) //Inhaltsbereich//.{{/figure}}
326 326  
327 -Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den //Kopf-// und //Inhaltsbereich// (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area"]]).
186 +==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
328 328  
329 -{{id name="review_area_header"/}}
330 -{{figure image="inbox_review_area_header_de.png"}}{{id name="fig_inbox_review_area_header" /}}
331 -Der Kopbereich unterteilt sich in drei Leisten: (1) //Titelleiste//, (2) //Navigationsleiste// und (3) //Aktionsleiste//.{{/figure}}
188 +Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
332 332  
333 -Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in //Titelleiste//, //Navigationsleiste// und //Aktionsleiste//. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden im //Inhaltsbereicht// unterschiedliche Aspekte des Vorgangs aufbereitet dargestellt. Zudem ändern sich die verfügbaren Vorgangsaktionen in der Aktionsleiste in Abhängigkeit von der Auswahl in der Navigationsleiste.
190 +{{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
334 334  
335 -=== Titelleiste ===
336 336  
337 -{{figure image="inbox_review_area_header_expanded_de.png"}}
338 -{{id name="fig_inbox_review_area_header_expanded" /}}
339 -Ein Klick auf das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} deckt weitere Vorgangsinformationen auf: //Formularname//, //Vorgang-ID//, //Prozess-ID//, //Review-Link//, //Status//.
340 -{{/figure}}
193 +===== Mehrere Vorgänge löschen =====
341 341  
342 -{{figure image="inbox_review_area_header_pages_de.png"}}
343 -{{id name="fig_inbox_review_area_header_pages" /}}
344 -Über das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} am Seitenreiter kann die Formularseite ausgewählt werden.
345 -{{/figure}}
195 +Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
346 346  
347 -Die Titelleiste stellt Meta-Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:
197 +{{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
348 348  
349 -* **{{icon name="chevron-down"/}} Details**
350 -Klappt die Titelleiste auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area_header_expanded"]]).
351 -* **{{ficon name="open-in-new"/}} Öffnen in neuem Tab**
352 -Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab.
353 -* **{{ficon name="close-circle-outline"/}} Schließen**
354 -Schließt den Lesebereich
355 355  
356 -=== Navigationsleiste ===
200 +==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
357 357  
358 -{{figure image="inbox_review_area_attachments_de.png"}}Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.{{/figure}}
359 -{{id name="inbox_review_area_attachments"/}}
202 +Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
360 360  
361 -Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, um verschiedene Aspekte des Vorgangs darzustellen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.
204 +{{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
362 362  
363 -* **{{ficon name="XPage"/}} Formularseite**
364 -Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich, die Formularseite über das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area_header_pages"]]).
365 -{{info}}In einigen Fällen sollen jedoch auch bei Klick auf //Alle Seiten// einige Seiten weiterhin ausgeblendet werden. Um dies zu ermöglichen kann im [[Designer>>Formcycle.FormDesigner.WebHome]] an Elementen, die nicht eingeblendet werden sollen, dass Atrribut //force_summary_hiden// vergeben werden.{{/info}}
366 -Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
367 -** [[Statuswechsel>>||anchor="review_action_state_change"]]
368 -** {{icon name="save"/}} [[Speichern>>||anchor="review_action_save"]]
369 -** {{ficon name="trash-alt2"/}}[[Löschen>>||anchor="review_action_delete"]]
370 -** {{ficon name="action-change-status"/}}[[Erweiterte Optionen>>||anchor="review_action_advanced"]]
371 -* **{{ficon name="table-large"/}} Daten als Tabelle**
372 -Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt.
373 -* **{{ficon name="history"/}} Verlauf**
374 -Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
375 -** {{ficon name="plus-circle-outline"/}}[[Eintrag hinzufügen>>||anchor="review_action_add_protocol_entry"]]
376 -* **{{ficon name="paperclip-45"/}} Anhänge**
377 -Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht. Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Formularuploads werden über das [[Uploadelement>>doc:Formcycle.FormDesigner.FormElements.Upload]] eines Formulars angehangen. Anhänge aus der Verarbeitung entstehen durch dateierzeugende Aktionen. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.
378 -** {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}}(De-)Selektion aller Vorgänge
379 -** {{icon name="download"/}} [[Download>>||anchor="review_action_download_attach"]]
380 -** {{ficon name="trash-alt2"/}}[[Anhänge löschen>>||anchor="review_action_delete_attach"]]
381 381  
382 -=== Aktionsleiste ===
207 +==== Spalten ein- und ausblenden ====
383 383  
384 -* **Statuswechsel**{{id name="review_action_state_change"/}}
385 -Wechselt den Status des Vorgangs, wobei Änderungen im Formular gespeichert und die Aktionen des gewählten Status ausgeführt werden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann. Der Status kann nur gewechselt werden, wenn:
386 -** der ausgewählte Vorgang in seinem aktuellen Status einen Folgestatus besitzt
387 -** in den Formulareinstellungen definiert wurde, dass ein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich ist
388 -* **{{icon name="save"/}} Speichern**{{id name="review_action_save"/}}
389 -Speichert Änderungen im Formular.
390 -* **{{ficon name="trash-alt2"/}} Löschen**{{id name="review_action_delete"/}}
391 -Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend. Vorgänge können nur gelöscht werden, wenn sie sich in einem Status befinden der dies erlaubt (siehe [[Zugrifsskonfiguration>>Formcycle.UserInterface.MyForms.Access.WebHome]]).
392 -* **{{ficon name="action-change-status"/}} Erweiterte Optionen**{{id name="review_action_advanced"/}}
393 -Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:
394 -** //Formulardaten korrigieren//: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
395 -** //Aktionen des aktuellen Status erneut ausführen//: Führt die Aktionen des aktuellen Status erneut aus. Dabei kann konfiguriert werden, ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
396 -** //Statuswechsel//: Analog zum normalen Statuswechsel, wobei konfiguriert werden kann, ob die Aktionen des Zielstatus ausgeführt werden sollen und ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann.
397 -* **{{ficon name="plus-circle-outline"/}} Eintrag hinzufügen**{{id name="review_action_add_protocol_entry"/}}
398 -Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht, dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen und zusätzliche Dateianhänge hinzuzufügen. Die Protokolleinträge werden im Verlauf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Dateien werden an den Vorgang angehangen.
399 -* **{{icon name="download"/}} Download von Anhängen**{{id name="review_action_download_attach"/}}
400 -Lädt die ausgewählten Anhänge herunter.
401 -* **{{ficon name="trash-alt2"/}} Anhänge löschen**{{id name="review_action_delete_attach"/}}
402 -Löscht die ausgewählten Anhänge.
209 +Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
210 +
211 +{{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
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