Änderungen von Dokument Posteingang

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Posteingang
1 +NLO_DE_EN_Posteingang
Tags
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -excel|export|inbox|xml|projektpostfach|projektspezifische Ansicht
Inhalt
... ... @@ -3,21 +3,15 @@
3 3  
4 4  == Beschreibung ==
5 5  
6 -In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der [[//Standardansicht//>>||anchor="inbox_list_default"]] bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>||anchor="inbox_list_project"]] übersichtlich dargestellt. Desweiteren ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
6 +In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
7 7  
8 8  == Aufbau ==
9 9  
10 -{{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 -{{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 -Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Lesebereich//.
13 -{{/figure}}
10 +Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
14 14  
15 -Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu"]] am linken Rand, der [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list"]] und dem [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]]. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.
16 -
17 17  == Filtermenü ==
18 18  
19 -{{id name="filter_menu"/}}
20 -Über das Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
14 +Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
21 21  
22 22  === Suche ===
23 23  
... ... @@ -26,7 +26,7 @@
26 26  Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
27 27  {{/figure}}
28 28  
29 -Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
23 +Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
30 30  
31 31  * **Betreff**
32 32  Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
... ... @@ -33,7 +33,7 @@
33 33  * **Formular**
34 34  Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
35 35  * **Vorgang-ID**
36 -Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. {{info}}Die ID muss exakt sein.{{/info}}
30 +Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
37 37  * **Prozess-ID**
38 38  Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
39 39  * **Status**
... ... @@ -47,21 +47,17 @@
47 47  {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
48 48  Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
49 49  
50 -
51 51  Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
52 52  
53 -* {{ficon name="view-list"/}}**Standard**
46 +* {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
54 54  Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
55 -* {{ficon name="layout-table"/}}**projektspezifische Ansichten**
48 +* {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
56 56  Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
57 57  
58 58  === Filter ===
59 59  
60 -{{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}
61 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
62 -Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.
63 -{{/figure}}
64 -
53 +{{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
54 +Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
65 65  Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
66 66  
67 67  * **Alle anzeigen**
... ... @@ -75,16 +75,6 @@
75 75  
76 76  === Postfächer ===
77 77  
78 -{{id name="filter_menu_inboxes"/}}
79 -
80 -{{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
81 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
82 -Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
83 -{{/figure}}
84 -
85 -Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächern steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
86 -Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
87 -
88 88  === Eingangsdatum ===
89 89  
90 90  {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
... ... @@ -108,133 +108,149 @@
108 108  Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
109 109  {{/figure}}
110 110  
111 -Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
91 +Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle.
112 112  
113 -* **Eingangsdatum**
114 -* **Änderungsdatum**
115 -* **Betreff**
116 -* **Status**
117 -
118 118  === Weitere Filter ===
119 119  
120 -{{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
121 -{{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
122 -Weitere Filter für individuelle Suchen.
123 -{{/figure}}
95 +== Vorgangsliste ==
124 124  
125 -Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
97 +=== Standardansicht ===
126 126  
127 -* **(Un-)Gelesen**
128 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
129 -* **Mit/Ohne Anhang**
130 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
131 -* **(Nicht) Zwischengespeichert**
132 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
133 -* **(Kein) Double-Opt-In**
134 -Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zur Einrichtung).
99 +{{id name="inbox_list_default"/}}
100 +Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
101 +{{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
135 135  
136 -== Vorgangsliste ==
103 +[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
137 137  
138 -{{id name="inbox_list"/}}
139 -{{figure image="inbox_list_default_marked_de.png"}}{{id name="fig_inbox_list_default_marked" /}}
140 -Sind Vorgänge selektiert erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.{{/figure}}
141 141  
142 -Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]] an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die [[Standardansicht>>||anchor="inbox_list_default"]] und die [[projektspezifische Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]]. Die Ansicht kann über das [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_view"]] gewechselt werden.
143 -Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird dieser mit einem Klick auf einen Vorgang geöffnet. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche {{icon name="envelope"/}} in der Kopfzeile.
144 -In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_default_marked"]]). Links befinden sich die //Vorgangsaktionen// und rechts //allgemeine Aktionen//.
145 145  
146 -{{id name="form_record_actions"/}}
107 +== Formularpostfach ==
147 147  
148 -=== Vorgangsaktionen ===
109 +{{id name="inbox_list_project"/}}
110 +Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
111 +{{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
149 149  
150 -Welche der Vorgangsaktionen erscheinen ist abhängig von den derzeit selktierten Vorgängen.
113 +[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
151 151  
152 -==== {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}} Selektion aller Vorgänge ====
153 153  
154 -Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]]. {{info}}Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern.{{/info}} Diese Checkbox ist immer vorhanden.
155 155  
156 -==== {{icon name="download"/}} Exportieren ====
117 +=== Vorgang öffnen ===
157 157  
158 -Exportiert alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], wenn keine Vorgänge selektiert sind.
119 +Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
159 159  
160 -Siehe [[Exportieren>>||anchor="export"]] um mehr Details zum Export zu erfahren.
121 +{{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
161 161  
162 -==== {{ficon name="action-move-inbox"/}} Verschieben ====
123 +=== Suchen, Filtern und Sortieren ===
163 163  
164 -{{figure image="inbox_move_de.png"}}
165 -{{id name="fig_inbox_move" /}}
166 -Schaltfläche zum Verschieben von Formularen.
167 -{{/figure}}
125 +{{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
168 168  
169 -Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_move"]]) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.
170 170  
171 -==== {{icon name="envelope"/}}/{{icon name="envelope-open"/}} (Un-)Gelesen ====
128 +==== Suchen ====
172 172  
173 -Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelsen.
130 +Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
174 174  
175 -==== {{ficon name="trash-alt2"/}} Löschen ====
132 +Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
133 +\\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
176 176  
177 -Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selktierten Vorgänge löschbar sind.
178 -Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der [[Status->>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] bzw. [[Zugriffskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Access.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// bzw. //Vorgänge löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.
135 +[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
179 179  
180 -=== Allgemeine Aktionen ===
181 181  
182 -Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich //allgemeine Aktionen//, welche immer verfügbar sind:
183 183  
184 -==== {{ficon name="plus-circle-outline"/}} Neuer Vorgang ====
185 185  
186 -Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
187 187  
188 -==== {{icon name="refresh"/}} Aktualisieren ====
141 +==== Filtern ====
189 189  
190 -Aktualisiert die Ansicht.
143 +In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
191 191  
192 -==== {{ficon name="view-rows"/}}/{{ficon name="view-columns"/}} Position des Lesebereichs ====
145 +**Augensymbol**
193 193  
194 -Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
147 +Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
195 195  
196 -=== Standardansicht ===
149 +(% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
197 197  
198 -{{id name="inbox_list_default"/}}
151 +Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
199 199  
200 -{{figure image="inbox_list_item_default_de.png"}}
201 -{{id name="fig_inbox_list_item_default" /}}
202 -Ein Vorgang in der Standardansicht der Vorgangsliste: Das Postfach kann geklickt werden, um einen [[Postfachfilter>>||anchor="filter_menu_inboxes"]] zu setzen. Die Anhangseite des Vorgangs wird durch einen klick auf das Anhangsymbol {{ficon name="paperclip-45" /}} geöffnet.
203 -{{/figure}}
153 +**Zeitraum**
204 204  
205 -In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur [[projektspezifischen Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] und abhängig von den [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], alle Vorgänge angezeigt. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol {{ficon name="paperclip-45"/}} für die Anhänge dargestellt (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Postfach setzt einen [[Postfachfilter>>||anchor="filter_menu_inboxes"]] auf dieses Postfach.
155 +Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
206 206  
157 +**Reset**
207 207  
208 -=== Projektspezifische Ansicht ===
159 +Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
209 209  
210 -{{id name="inbox_list_project"/}}
211 211  
212 -{{figure image="inbox_project_view_de.png"}}
213 -{{id name="fig_inbox_project_view" /}}
214 -Vorgänge in der projektspezifischen Ansicht. Projektspezische Ansichten können über das [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt werden.
215 -{{/figure}}
162 +==== Sortieren ====
216 216  
217 -Die Projektspezifischen Ansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe [[Formular > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol {{ficon name="paperclip-45"/}} für die Anhänge dargestellt (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] des Vorgangs.
164 +Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
218 218  
219 -{{id name="export"/}}
166 +==== ====
220 220  
221 -== Exportieren ==
168 +=== Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
222 222  
223 -Durch einen Klick auf //Exportieren// {{icon name="download"/}} in der Vorgangsliste werden alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]] exportiert, wenn keine Vorgänge selektiert sind (siehe [[Vorgangsaktionen>>||anchor="form_record_actions"]]).
170 +Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
224 224  
225 -__Beispiel:__
172 +{{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
226 226  
227 -Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.
228 228  
229 -Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
175 +==== Status wechseln ====
230 230  
231 -=== {{icon name="file-code-o"/}} XML ===
177 +Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
232 232  
233 -{{figure image="inbox_export_xml_de.png"}}
234 -{{id name="fig_inbox_export_xml" /}}
235 -XML-Export der selektierten Vorgänge: Optional kann ein XSL-Template ausgewählt werden, um die resultierende XML-Datei in das gewünschte Zielformat zu transformieren (XSL-Templates können [[hier>>Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation.WebHome]] definiert werden). Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.
236 -{{/figure}}
237 237  
180 +Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
181 +
182 +
183 +(% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
184 +
185 +* //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
186 +
187 +* //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
188 +
189 +{{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
190 +
191 +
192 +==== Datei zum Vorgang hochladen ====
193 +
194 +Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
195 +
196 +Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
197 +
198 +{{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
199 +
200 +
201 +==== Historie ====
202 +
203 +In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
204 +
205 +{{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
206 +
207 +
208 +==== Vorgang ungelesen setzen ====
209 +
210 +Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
211 +
212 +Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
213 +
214 +Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
215 +
216 +{{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
217 +
218 +
219 +=== Exportieren ===
220 +
221 +Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
222 +
223 +{{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
224 +
225 +{{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
226 +
227 +
228 +Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
229 +
230 +===== XML =====
231 +
232 +__//Standard ohne XSL Vorlage~://__
233 +
238 238  Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
239 239  
240 240  {{code language="xml"}}
... ... @@ -256,130 +256,52 @@
256 256  </xfc-data>
257 257  {{/code}}
258 258  
259 -Über eine XSL-Vorlage (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
255 +__//Standard mit XSL Vorlage~://__
260 260  
261 -=== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel ===
257 +{{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
262 262  
263 -{{figure image="inbox_export_excel_de.png"}}
264 -{{id name="fig_inbox_export_excel" /}}
265 -Excel-Export der selektierten Vorgänge: Die Spaltennamen können bei jedem Export angepasst werden. Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.
266 -{{/figure}}
259 +Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
267 267  
268 -Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden Vorgänge mehrere Formulare selektiert, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
269 -Alle Werte von [[wiederholten Formularelementen>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties]] werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion //Excel (mehrzeilig)// empfohlen.
270 -Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:
271 271  
272 -* **Elementname im Formular**
273 -Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...).
274 -* **Elementalias im Formular**
275 -Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden.
276 -* **Spaltenname der Datentabelle**
277 -Für die Excel-Spaltennamen werden die in der [[Postfach-Konfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] definierten Spaltennamen verwendet. Diese Auswahl ist nur in der [[projektspezifischen Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] verfügbar.
262 +===== Excel =====
278 278  
279 -=== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel (mehrzeilig) ===
264 +Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
280 280  
281 -{{info}}Diese Funktion ist in der [[projektspezifischen Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] nicht verfügbar.{{/info}}
282 -Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte [[wiederholter Formularelemente>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties]] in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.
283 283  
284 -=== Metadaten exportieren (Optional) ===
267 +__//**Was wird wann exportiert?**//__
285 285  
286 -{{info}}Diese Funktion steht ab FORMCYCLE Version **6.1.0** zur Verfügung. In vorherigen Versionen wurden die Metadaten standardmäßig exportiert.{{/info}}
287 -Zusätzlich können bei allen Exportvarianten Metadaten exportiert werden (siehe Abbildung [[XML-Export>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]/[[Excel-Export>>||anchor="fig_inbox_export_excel"]]). Folgende optionale Felder können exportiert werden:
269 +Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
288 288  
289 -* **Prozess-ID**
290 -Prozess-ID des jeweiligen Vorgangs.
291 -* **Status**
292 -Name des Status, in dem sich der jeweilige Vorgang zum Zeitpunkt des Exports befindet.
293 -* **Eingangsdatum**
294 -Erstellungszeitpunkt des Vorgangs.
295 -* **Änderungsdatum**
296 -Zeitpunkt der letzen Änderung am Vorgang.
297 -* **Formular-Variablen**
298 -Konfigurierte [[Formularvariablen>>doc:Formcycle.FormDesigner.CodingPanel.VariablesTab]] und deren Werte.
299 -* **Steuerfelder**
300 -Steuerfelder des Formulars wie //xf-action//, welche den Namen der zum Absenden des Formulars geklickten Schaltfläche beinhaltet.
301 -* **Metadaten**
302 -Datum des Exports und verwendete FORMCYCLE-Version.
271 +Beispiel:
303 303  
304 -== Lesebereich ==
273 +Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
305 305  
306 -{{id name="review_area"/}}
307 -{{figure image="inbox_review_area_de.png"}}{{id name="fig_inbox_review_area" /}}
308 -Der Lesebereich des Posteingangs unterteilt sich in den (1) //Kopf-// und (2) //Inhaltsbereich//.{{/figure}}
309 309  
310 -Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den //Kopf-// und //Inhaltsbereich// (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area"]]).
276 +==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
311 311  
312 -{{id name="review_area_header"/}}
313 -{{figure image="inbox_review_area_header_de.png"}}{{id name="fig_inbox_review_area_header" /}}
314 -Der Kopbereich unterteilt sich in drei Leisten: (1) //Titelleiste//, (2) //Navigationsleiste// und (3) //Aktionsleiste//.{{/figure}}
278 +Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
315 315  
316 -Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in //Titelleiste//, //Navigationsleiste// und //Aktionsleiste//. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden im //Inhaltsbereicht// unterschiedliche Aspekte des Vorgangs aufbereitet dargestellt. Zudem ändern sich die verfügbaren Vorgangsaktionen in der Aktionsleiste in Abhängigkeit von der Auswahl in der Navigationsleiste.
280 +{{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
317 317  
318 -=== Titelleiste ===
319 319  
320 -{{figure image="inbox_review_area_header_expanded_de.png"}}
321 -{{id name="fig_inbox_review_area_header_expanded" /}}
322 -Ein Klick auf das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} deckt weitere Vorgangsinformationen auf: //Formularname//, //Vorgang-ID//, //Prozess-ID//, //Review-Link//, //Status//.
323 -{{/figure}}
283 +===== Mehrere Vorgänge löschen =====
324 324  
325 -{{figure image="inbox_review_area_header_pages_de.png"}}
326 -{{id name="fig_inbox_review_area_header_pages" /}}
327 -Über das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} am Seitenreiter kann die Formularseite ausgewählt werden.
328 -{{/figure}}
285 +Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
329 329  
330 -Die Titelleiste stellt Meta-Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:
287 +{{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
331 331  
332 -* **{{icon name="chevron-down"/}} Details**
333 -Klappt die Titelleiste auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area_header_expanded"]]).
334 -* **{{ficon name="open-in-new"/}} Öffnen in neuem Tab**
335 -Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab.
336 -* **{{ficon name="close-circle-outline"/}} Schließen**
337 -Schließt den Lesebereich
338 338  
339 -=== Navigationsleiste ===
290 +==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
340 340  
341 -{{figure image="inbox_review_area_attachments_de.png"}}Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.{{/figure}}
342 -{{id name="inbox_review_area_attachments"/}}
292 +Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
343 343  
344 -Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, um verschiedene Aspekte des Vorgangs darzustellen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.
294 +{{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
345 345  
346 -* **{{ficon name="XPage"/}} Formularseite**
347 -Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich die Formularseite über das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area_header_pages"]]).
348 -{{info}}In einigen Fällen sollen jedoch auch bei Klick auf //Alle Seiten// einige Seiten weiterhin ausgeblendet werden. Um dies zu ermöglichen kann im [[Designer>>Formcycle.FormDesigner.WebHome]] an Elementen, die nicht eingeblendet werden sollen, dass Atrribut //force_summary_hiden// vergeben werden.{{/info}}
349 -Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
350 -** [[Statuswechsel>>||anchor="review_action_state_change"]]
351 -** {{icon name="save"/}} [[Speichern>>||anchor="review_action_save"]]
352 -** {{ficon name="trash-alt2"/}}[[Löschen>>||anchor="review_action_delete"]]
353 -** {{ficon name="action-change-status"/}}[[Erweiterte Optionen>>||anchor="review_action_advanced"]]
354 -* **{{ficon name="table-large"/}} Daten als Tabelle**
355 -Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt.
356 -* **{{ficon name="history"/}} Verlauf**
357 -Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
358 -** {{ficon name="plus-circle-outline"/}}[[Eintrag hinzufügen>>||anchor="review_action_add_protocol_entry"]]
359 -* **{{ficon name="paperclip-45"/}} Anhänge**
360 -Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht. Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Formularuploads werden über das Uploadelement eines Formulars angehangen. Anhänge aus der Verarbeitung entstehen durch dateierzeugende Aktionen. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.
361 -** {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}}(De-)Selektion aller Vorgänge
362 -** {{icon name="download"/}} [[Download>>||anchor="review_action_download_attach"]]
363 -** {{ficon name="trash-alt2"/}}[[Anhänge löschen>>||anchor="review_action_delete_attach"]]
364 364  
365 -=== Aktionsleiste ===
297 +==== Spalten ein- und ausblenden ====
366 366  
367 -* **Statuswechsel**{{id name="review_action_state_change"/}}
368 -Wechselt den Status des Vorgangs, wobei Änderungen im Formular gespeichert und die Aktionen des gewählten Status ausgeführt werden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann. Der Status kann nur gewechselt werden, wenn:
369 -** der ausgewählte Vorgang in seinem aktuellen Status einen Folgestatus besitzt
370 -** in den Formulareinstellungen definiert wurde, dass ein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich ist
371 -* **{{icon name="save"/}} Speichern**{{id name="review_action_save"/}}
372 -Speichert Änderungen im Formular.
373 -* **{{ficon name="trash-alt2"/}} Löschen**{{id name="review_action_delete"/}}
374 -Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend. Vorgänge können nur gelöscht werden, wenn sie sich in einem Status befinden der dies erlaubt (siehe [[Zugrifsskonfiguration>>Formcycle.UserInterface.MyForms.Access.WebHome]]).
375 -* **{{ficon name="action-change-status"/}} Erweiterte Optionen**{{id name="review_action_advanced"/}}
376 -Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:
377 -** //Formulardaten korrigieren//: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
378 -** //Aktionen des aktuellen Status erneut ausführen//: Führt die Aktionen des aktuellen Status erneut aus. Dabei kann konfiguriert werden, ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
379 -** //Statuswechsel//: Analog zum normalen Statuswechsel, wobei konfiguriert werden kann, ob die Aktionen des Zielstatus ausgeführt werden sollen und ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann.
380 -* **{{ficon name="plus-circle-outline"/}} Eintrag hinzufügen**{{id name="review_action_add_protocol_entry"/}}
381 -Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen hinzuzufügen. Protokolleinträge werden im Verluaf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Datein werden an den Vorgang angehangen.
382 -* **{{icon name="download"/}} Download von Anhängen**{{id name="review_action_download_attach"/}}
383 -Lädt die ausgewählten Anhänge herunter.
384 -* **{{ficon name="trash-alt2"/}} Anhänge löschen**{{id name="review_action_delete_attach"/}}
385 -Löscht die ausgewählten Anhänge.
299 +Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
300 +
301 +{{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
302 +
303 +== Revisionsbereich ==
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